Trousse d'évaluation simulée : Exécution de la simulation

Dans le cas d'une réunion en personne, l'aménagement de salle ci-dessous est recommandé pour faciliter la discussion.

L'animateur est responsable d'organiser la réunion et de s'assurer que chacun dispose de la documentation appropriée.

L'animateur doit :

• fournir tous les documents nécessaires;
• discuter des conflits d'intérêts;
• clarifier les politiques et/ou les processus administratifs;
• surveiller le temps;
• s'assurer que le président sait quand il est temps de faire une pause.

Le président doit assurer le fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité d'évaluation par les pairs, en plus d'instaurer et de maintenir un climat positif, constructif et équitable pour l'évaluation des projets de recherche.

Le président doit :

• prononcer le mot de bienvenue lors de la réunion du comité, et présenter un aperçu de la structure et de l'ordre du jour de la journée;
• expliquer le déroulement de la réunion, y compris les éléments à prendre en considération en lien avec la prise en compte de l'ACSG dans les demandes;
• discuter brièvement des éléments du budget et de la durée, et rappeler aux évaluateurs qu'ils ne font pas partie de la réunion;
• s'assurer que tous les membres du comité qui sont en situation de conflit d'intérêts par rapport à une demande quittent la salle avant le début des discussions;
• nommer un représentant à titre de président ou d'agent scientifique lorsqu'un ou l'autre doit quitter la salle en raison d'un conflit d'intérêts par rapport à une demande ou pour toute autre raison;
• assumer un rôle de supervision; il ne participe pas à la cotation des demandes et ne vote pas aux réunions du comité;
• voir à ce que tous les membres du comité participent à l'évaluation de chaque demande;
• travailler de concert avec les agents scientifiques, au besoin, pour résumer les discussions tenues à propos de chaque demande avant de parvenir à un consensus sur la cotation;
• s'assurer qu'une cote consensuelle est attribuée par les évaluateurs désignés;
• s'assurer que les préoccupations particulières d'ordre éthique et les autres exigences des IRSC sont abordées, et que les résultats des discussions sont consignés dans les notes de l'agent scientifique.

Les évaluateurs peuvent occuper le rôle d'agent scientifique à tour de rôle pour acquérir de l'expérience. En pareil cas, assurez-vous que toutes ces personnes reçoivent une copie du gabarit pour les notes de l'agent scientifique (disponible ci-dessus à la section Préparation et aménagement du local). Vous pouvez également leur fournir une note d'agent scientifique en exemple (incluse avec certaines demandes utilisées pour la simulation).

L'agent scientifique assume le rôle de preneur de notes. L'agent scientifique doit :

• prendre des notes officielles durant les discussions du comité pour chaque demande (notes de l'agent scientifique). Les notes de l'agent scientifique doivent permettre aux candidats de se faire une idée de la discussion du comité au sujet de leur demande. Elles doivent être claires et concises, fournir aux candidats une rétroaction objective et constructive et :
  • mentionner les forces et les faiblesses des demandes évaluées par le comité;
  • aborder les questions qui ont eu le plus grand impact sur l'évaluation, en fonction des critères d'évaluation du programme;
  • traiter des aspects des discussions du comité dont ne font pas mention les rapports des évaluateurs;
  • décrire comment les désaccords entre évaluateurs, exprimés dans les rapports d'évaluation individuels, ont été résolus en expliquant le point de vue qui a été favorisé par le comité;
• relire ses notes pour les faire valider par les membres du comité et pour recueillir d'autres commentaires avant que les évaluateurs établissent une cote consensuelle et que tous les membres du comité votent;
• veiller à ce que les considérations particulières liées à l'éthique et/ou à d'autres questions soient également consignées dans ses notes, s'il y a lieu.

L'évaluateur évalue chacune des demandes qui lui sont assignées en fournissant une évaluation critique des demandes, ainsi qu'une rétroaction constructive basée sur les objectifs du programme et les critères de sélection de la possibilité de financement.

L'évaluateur doit :

• prendre en considération tous les facteurs ainsi que les forces et les faiblesses des demandes par rapport à chaque critère de sélection;
• centrer ses commentaires sur les facteurs les plus pertinents par rapport à ses cotes;
• fournir des commentaires sur la prise en compte du sexe (comme variable biologique) et/ou du genre (comme déterminant socioculturel de la santé) dans les demandes, s'il y a lieu;
• fournir des commentaires sur les budgets demandés et une recommandation officielle dans la section « Budget », y compris les raisons précises et détaillées de toute réduction de budget ou de la durée du projet, s'il y a lieu; (*Remarque : La discussion sur le budget et la durée du soutien ne s'inscrit pas dans le cadre de la présente trousse d'évaluation simulée.)
• fournir des commentaires sur des points à signaler, au besoin (ces préoccupations ne doivent pas influer sur la cote ni sur les recommandations budgétaires, à moins qu'elles concernent le mérite scientifique de la proposition);
• attribuer une cote initiale (à une décimale) en utilisant les gabarits fournis;
• se familiariser avec toutes les demandes assignées à son comité en vue de participer aux discussions durant la réunion;
• présenter les évaluations des demandes qui lui ont été assignées;
• participer à la discussion du comité;
• voter sur toutes les demandes évaluées par le comité s'il n'est pas en conflit d'intérêts.

Scénarios des évaluateurs

Scénarios des évaluateurs principaux

• Une fois que le président a présenté les évaluateurs, communiquer les cotes initiales au comité.
• Présenter un aperçu de la demande, des prémisses de la recherche, de la méthodologie de l'étude, etc.
• Discuter des forces et des faiblesses
• Écouter les autres évaluations
• Après la présentation des évaluateurs secondaires, discuter de la cote consensuelle
• Discuter davantage si nécessaire
• Confirmer le contenu des notes de l'agent scientifique à la fin de la discussion

Scénario des évaluateurs secondaires

• ne fois que le président a présenté les évaluateurs, communiquer les cotes initiales au comité
• Écouter l'aperçu de la demande et les commentaires de l'évaluateur principal
• Présenter les forces et les faiblesses non mentionnées par les autres évaluateurs
• Une fois que toutes les discussions ont eu lieu, les évaluateurs discutent de la cote consensuelle
• Discuter davantage si nécessaire
• Confirmer le contenu des notes de l'agent scientifique à la fin de la discussion