Foire aux questions au sujet du formulaire de déclaration volontaire

La collecte de données de déclaration volontaire est un élément central de l'engagement des IRSC envers l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI). Ces données fournissent des renseignements sur la diversité des personnes qui présentent une demande de financement aux organismes qui, reçoivent des fonds de ces derniers et qui participent à l’évaluation par les pairs. Elles permettent d'augmenter la capacité des IRSC à faire le suivi de leurs progrès liés à l'EDI dans leurs programmes, à reconnaître et à éliminer les obstacles à l'accès équitable et favorisant la diversité, à appliquer des correctifs lorsque nécessaire et à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans le milieu de la recherche.

Les renseignements sont recueillis, utilisés, divulgués, conservés et éliminés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels fournis dans ce formulaire seront utilisés ou divulgués aux fins suivantes :

• mettre en œuvre des mesures d'équilibrage visant à assurer un accès proportionnel au financement des IRSC pour les groupes sous-représentés;
• déterminer votre admissibilité à des possibilités de financement qui ciblent des groupes bien précis;
• orienter le recrutement en vue de la participation à l’évaluation par les pairs, aux programmes du Cheminement des évaluateurs et au Collège des évaluateurs des IRSC;
• concevoir et exécuter des programmes, mesurer les résultats et produire des rapports.

Vos renseignements personnels seront conservés et pourraient être utilisés aux fins énoncées dans le chapitre d'Info Source sur les IRSC – numéro de fichier IRSC PPU 005 et IRSC PPU 025.

Vos renseignements seront conservés en toute sécurité et séparément des détails de votre demande. Même si vos réponses seront liées à votre numéro d'identification personnel (NIP) des IRSC, ce qui permet de sauvegarder vos données en prévision de concours futurs, les données elles-mêmes seront conservées dans une section distincte de la base de données des IRSC. Comme il est mentionné à la question 21, cela signifie que les renseignements ne peuvent pas être vus par d'autres candidats ou par des pairs évaluateurs, et qu'ils seront accessibles uniquement par un groupe restreint d'employés des IRSC ayant la cote de sécurité et les droits d'accès pertinents.

Les données recueillies seront conservées et éliminées en fonction des calendriers de conservation et d'élimination des IRSC, conformément aux exigences de Bibliothèque et Archives Canada et à la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Les statistiques tirées des renseignements de déclaration volontaire ne seront présentées que sous une forme agrégée pour préserver la confidentialité des données.

Si moins de cinq personnes sélectionnent un choix de réponse, les données ne seront pas rendues publiques pour préserver la vie privée des répondants.

Les avis de confidentialité appropriés sont présentés et le consentement des répondants est demandé lors de la collecte des renseignements de déclaration volontaire.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont les renseignements de déclaration volontaire sont et seront utilisés et conservés par les IRSC, veuillez écrire directement aux membres du personnel à edi@cihr-irsc.gc.ca.

Si vous avez des questions liées à la confidentialité, ou si vous souhaitez garder l'anonymat, veuillez écrire aux membres du personnel des IRSC responsables de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à ATIPCoordinator-CoordonnateurAIPRP@cihr-irsc.gc.ca.

Voir question 20 : Mes réponses seront-elles liées aux décisions de financement de quelque façon que ce soit? et question 21 : Qui verra mes renseignements? Les évaluateurs auront-ils accès à ces renseignements?

Les candidats, les pairs évaluateurs et les participants au Cheminement des évaluateurs doivent remplir le formulaire.

Pour la présentation d’une demande

Voici les catégories de participants qui doivent remplir le formulaire :

• Candidat principal désigné
• Utilisateur des connaissances principal
• Utilisateur des connaissances
• Candidat principal
• Directeur de programme
• Directeur de projet
• Cocandidat
• Expert de projet
• Directeur principal
• Expert de programme
• Directeur

Tous les participants à une demande, à l'exception des collaborateurs, sont tenus de le faire. En fait, le candidat principal désigné ne pourra soumettre la demande que lorsque tous les participants auront effectué cette étape.

Pour l’évaluation par les pairs

Voici les catégories de participants qui doivent remplir le formulaire :

• Pair évaluateur
• Président de comité
• Agent scientifique
• Évaluateur en formation ou autre mentoré
• Autre membre de comité

Le formulaire a d'abord été introduit au milieu de l'année 2018. Cinq volets y étaient alors inclus : l'âge, l'identité de genre, l'identité autochtone, l'appartenance à une minorité visible et la situation de handicap. Seuls les candidats étaient tenus de le remplir.

Le formulaire a été élargi dans le but de fournir aux IRSC des données utiles pour mieux comprendre la mesure dans laquelle leurs programmes et leurs processus d’évaluation par les pairs sont accessibles aux groupes sous-représentés. Des catégories générales, comme « appartenance à une minorité visible » et « situation de handicap », peuvent possiblement faire ombrage à l'expérience unique et hétérogène des personnes qui s'identifient comme appartenant à des groupes sous-représentés. Le formulaire élargi permet aux IRSC de comprendre de façon plus nuancée quelles sont les personnes qui accèdent et participent ou non aux programmes de financement en fonction des données désagrégées et des analyses intersectionnelles.

Par ces modifications, on veille également à ce que les IRSC se conforment aux exigences juridiques, aux nouvelles lois et aux commentaires du milieu de la recherche. Par exemple, l'Addenda de 2019 à l'entente de règlement en matière de droits de la personne ratifiée en 2006 pour le Programme des chaires de recherche du Canada a exigé des modifications au formulaire de déclaration volontaire pour qu'il recueille des données sur les candidats et les titulaires de chaire qui s'identifient comme étant des personnes blanches ou issues des communautés LGBTQ2+.

Oui. Le formulaire a été élaboré conjointement par les IRSC, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Il a ensuite été amélioré en collaboration avec la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI).

Les personnes peuvent et devraient remplir la déclaration volontaire en tenant compte de tous les volets du formulaire (voir question 9 : Pourquoi doit-on répondre à ces questions en particulier?) Les répondants peuvent sélectionner plus d'une réponse pour certaines questions, mais doivent se limiter à une réponse par question dans certains cas pour des raisons d'intégrité des données et de production de rapports.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les organismes gouvernementaux doivent recueillir les renseignements personnels, comme ceux fournis dans les déclarations volontaires, directement auprès de la personne concernée. L'organisme gouvernemental doit obtenir le consentement de la personne concernée pour la collecte de ses renseignements personnels et doit l'informer des raisons de la collecte ainsi que de la façon dont ses renseignements personnels seront utilisés et divulgués. De plus, les organismes peuvent poser leurs questions différemment, et les réponses fournies peuvent varier dans le temps.

Le formulaire comporte huit volets : l'âge, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'identité autochtone, l'appartenance à une minorité visible, le groupe de population, la situation de handicap et la langue. Bien qu'il n'englobe pas tous les volets importants de la diversité, ces huit volets portent sur les aspects de l'identité reconnus comme étant touchés par les préjugés et la discrimination dans le secteur de la recherche postsecondaire.

Voir question 5 : Pourquoi le formulaire est-il élargi et revu?

L'élaboration des questions est fondée sur l'examen des approches relatives à la déclaration volontaire ainsi que sur la mobilisation ciblée d'intervenants et d'experts. La structure des questions et des choix de réponses est fondée principalement sur les normes établies en 2018, suivies par Statistique Canada pour les questionnaires du recensement, ainsi que sur les formulations utilisées dans les lois fédérales, notamment la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi canadienne sur l'accessibilité. Quant à l'élaboration des questions nouvelles ou révisées, il n'existait pas de normes fédérales pertinentes dans certains cas et dans d'autres, les normes existantes n'ont pas été suivies puisqu'elles ne convenaient pas aux usages précis du formulaire de déclaration volontaire (voir question 1 : Pourquoi dois-je remplir le formulaire de déclaration volontaire?).

Les IRSC reconnaissent que la terminologie n'est pas unifiée au sein de certains groupes et qu'elle continue d'évoluer. La terminologie et les approches utilisées visent à maintenir un équilibre entre l'inclusion, le respect de la vie privée et la production de rapports. Nous serions heureux de recevoir vos commentaires et suggestions à cet effet. Voir question 25 : À qui puis-je m'adresser pour obtenir de plus amples renseignements ou pour formuler des commentaires?

À la question portant sur l'âge, on vous demande d'indiquer votre année de naissance. Cette information permet de distinguer les utilisateurs ayant le même nom ou des noms similaires, et permet de repérer les personnes qui ont deux numéros d'identification personnels (NIP). Les données facilitent également le suivi des préjugés relatifs à l'âge dans les programmes des IRSC.

À la question portant sur l'identité de genre, on vous demande d'indiquer le ou les termes qui correspondent le mieux à votre identité de genre. On vous demande également de préciser le sexe qui vous a été assigné à la naissance.

L'« identité de genre » renvoie au sentiment intérieur d'être une femme, un homme, les deux ou ni l'un ni l'autre, ou de se situer quelque part sur le continuum du genre. Certains choix de réponses peuvent se chevaucher, et il est donc possible d’en sélectionner plus d’un. Veuillez choisir les réponses qui vous représentent le mieux.

Les choix de réponses à cette question sont définis comme suit :

• Agenre : se dit d’une personne qui ne se reconnaît dans aucune identité de genre, qui ne vit pas l’expérience du genre ou dont l’identité ou l’expression de genre ne se situe nulle part sur ce continuum.
• Bigenre/multigenre : « bigenre » se dit d’une personne dont l’identité de genre correspond à deux genres, et « multigenre », d’une personne dont l’identité de genre correspond à plus d’un genre.
• Bispirituelle/bispirituel/aux deux esprits : termes utilisé par certains peuples autochtones nord-américains pour désigner les personnes qui indiquent avoir à la fois un esprit masculin et un esprit féminin, ou dont l'identité de genre, l'orientation sexuelle ou l'identité spirituelle ne sont pas limitées par la dichotomie homme-femme.
• De genre fluide : se dit d'une personne dont l'identité ou l'expression de genre varie sur le continuum du genre.
• De genre queer : se dit d’une personne qui, par le biais de son identité, de son expression de genre et de ses pratiques sexuelles, remet en cause les normes sociales en matière de genre.
• Femme : se dit d'une personne qui a le sentiment intérieur d'être une femme ou qui s'exprime publiquement en tant que femme. Cette définition inclut les personnes cisgenres et transgenres. Une personne est dite cisgenre lorsque son identité de genre correspond au sexe qui lui a été assigné à la naissance. Certaines personnes emploient cet adjectif pour définir leur genre. Vous trouverez la définition de « transgenre » ci-dessous.
• Homme : se dit d’une personne qui a le sentiment intérieur d’être un homme ou qui s’exprime publiquement en tant qu’homme. Cette définition inclut les personnes cisgenres et transgenres. Une personne est dite cisgenre lorsque son identité de genre correspond au sexe qui lui a été assigné à la naissance. Certaines personnes emploient cet adjectif pour définir leur genre. Vous trouverez la définition de « transgenre » ci-dessous.
• Non binaire : se dit d'une personne dont l'identité de genre se situe en dehors du modèle de genre binaire homme-femme.
• Transgenre : se dit d’une personne dont l’identité de genre ne correspond pas au sexe qui lui a été assigné à la naissance. Certaines personnes emploient cet adjectif pour définir leur genre.

Pourquoi la question sur l’identité de genre comprend-elle deux volets?

La question sur l’identité de genre comprend deux volets : on vous demande d’abord votre identité de genre actuelle, puis le sexe qui vous a été assigné à la naissance.

Le sexe assigné à la naissance correspond au sexe indiqué sur l’acte de naissance original d’une personne et il se fonde habituellement sur son appareil reproducteur et d’autres caractéristiques physiques.

Cette question permet de déterminer la proportion de personnes transgenres et de personnes cisgenres, par une classification croisée, et donne aux répondants la possibilité de choisir la terminologie qu’ils utilisent pour se décrire.

Les organismes subventionnaires fédéraux sont conscients que les termes « femme » et « homme » peuvent être utilisés par des personnes cisgenres, transgenres ou de diverses identités de genre. Grâce à la collecte de données nuancées sur l’identité de genre, qui tiennent compte des obstacles auxquels se heurtent les communautés issues de la pluralité des genres, il est possible d’analyser dans quelle mesure les personnes transgenres et de diverses identités de genre participent aux activités des trois organismes et en bénéficient, en comparaison aux personnes cisgenres.

Si vous indiquez dans la seconde partie de la question que le sexe qui vous a été assigné à la naissance ne correspond pas à votre genre actuel, les organismes subventionnaires pourront tenir compte de votre expérience de personne transgenre. Si vous indiquez que le sexe qui vous a été assigné à la naissance correspond à votre genre actuel, ils pourront tenir compte de votre identité cisgenre.

Comment les données seront-elles publiées et protégées?

Comme il y a plusieurs choix de réponse possibles, certaines catégories seront choisies par un petit nombre de répondants seulement. Par conséquent, aux fins de protection de la vie privée, toutes les catégories comprenant un nombre de répondants en deçà d’un certain seuil seront regroupées sous « de diverses identités de genre » lorsque nous publierons les données.

Les données relatives au sexe assigné la naissance ne serviront qu’à déterminer la proportion de personnes transgenres et de personnes cisgenres, par une classification croisée. Aucune de ces données ne sera rendue publique. Les ensembles de données et les rapports contiendront seulement des données agrégées et anonymisées concernant l’identité de genre. Par exemple, l’admissibilité à une possibilité de financement pourrait être déterminée en fonction de l’identité de genre, mais jamais en fonction du sexe assigné à la naissance seulement.

À la question portant sur l'orientation sexuelle, on vous demande de sélectionner, parmi les options suivantes, celle qui vous définit le mieux :

• Allosexuel ou allosexuelle (queer) : se dit d'une personne dont l'orientation sexuelle ne cadre pas avec la vision binaire normative de la sexualité.
• Asexuel ou asexuelle : se dit d'une personne qui n'a que peu ou pas du tout de désir sexuel.
• Bisexuel ou bisexuelle : se dit d'une personne qui est attirée sur le plan sexuel par des personnes du même sexe ou genre et des personnes d'un autre sexe ou genre.
• Bispirituel ou bispirituelle : il s'agit d'un terme utilisé par certains peuples autochtones nord-américains pour désigner les personnes qui indiquent avoir à la fois un esprit masculin et un esprit féminin, ou dont l'identité de genre, l'orientation sexuelle ou l'identité spirituelle ne sont pas limitées par la dichotomie homme-femme.
• Gai ou gaie : se dit d'une personne qui est attirée sexuellement par des personnes du même sexe ou genre.
• Hétérosexuel ou hétérosexuelle : se dit d'une personne qui est attirée sexuellement par des personnes d'un autre sexe ou genre.
• Lesbienne : se dit d'une personne qui s'identifie comme femme et qui est attirée sexuellement par les femmes.
• Pansexuel ou pansexuelle : se dit d'une personne qui est attirée sexuellement par une autre personne, quels que soient son sexe ou son genre.

À la question portant sur l'identité autochtone, on vous demande si vous vous identifiez comme étant une personne autochtone. Au Canada, une personne autochtone est une personne qui indique être membre d'une Première Nation, une personne métisse ou une personne inuite (Inuk). Cette question porte sur l'identité personnelle, et non sur le statut juridique ou le statut d'Indien inscrit.

À la question portant sur l'appartenance à une minorité visible, on vous demande d'indiquer si vous vous identifiez comme membre d'une minorité visible, au sens de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Selon cette loi, les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n'ont pas la peau blanche font partie des minorités visibles.

Les options énumérées relatives au groupe de population sont celles qu'utilise Statistique Canada dans le recensement national. Il ne faut pas confondre le groupe de population avec la citoyenneté ou la nationalité. Vous êtes libre de sélectionner toutes les catégories qui s'appliquent.

Si vous avez déjà déclaré vous identifier comme Autochtone et que vous ne vous identifiez à aucun autre groupe démographique, on vous demande de sélectionner « Groupe de population non énuméré ci-dessus » et de préciser « Autochtone ».

À la question portant sur la situation de handicap, on vous demande d'indiquer si vous vous identifiez personnellement en tant que personne en situation de handicap, selon la définition énoncée dans la Loi canadienne sur l'accessibilité. Selon cette loi, on entend par handicap « une déficience notamment physique, mentale, intellectuelle, cognitive ou sensorielle, un trouble d'apprentissage ou de la communication ou une limitation fonctionnelle, de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non et dont l'interaction avec un obstacle nuit à la participation pleine et égale d'une personne dans la société ». Vous êtes libre de sélectionner toutes les catégories qui s'appliquent.

On ne vous demande pas d'indiquer si vous avez déjà été admissible à des prestations d'invalidité en vertu du Régime de pensions du Canada ou d'un autre programme. On ne tient pas compte non plus du fait que vous ayez bénéficié ou non de mesures d'adaptation.

À la question portant sur la langue, on vous demande d'indiquer la langue que vous avez apprise en premier et celle que vous utilisez le plus souvent à la maison. Vous êtes libre de sélectionner toutes les catégories qui s'appliquent.

On ne vous demande pas de préciser la langue que vous préférez utiliser pour communiquer avec les organismes ni celle dans laquelle vous présentez une demande. Ces renseignements sont recueillis ailleurs dans le processus de demande.

Si vous ne souhaitez pas donner de renseignements sur la façon dont vous vous identifiez, vous pouvez sélectionner l'option « Je préfère ne pas répondre » à chaque question. Vous devez sauvegarder vos réponses pour que le formulaire apparaisse comme rempli, et ainsi, respecter les exigences.

Le fait de choisir de ne pas répondre peut entraîner diverses conséquences selon les exigences particulières de la possibilité de financement ou du comité d’évaluation par les pairs.

Pour les candidats, si des mesures d'équilibrage ou autres mesures particulières sont mises en œuvre dans le cadre d'une possibilité de financement, ou si les critères d'admissibilité sont fondés sur l'identité, le fait de choisir de ne pas répondre peut influer sur l'accès au financement. Les candidats sont invités à lire attentivement les exigences de chaque possibilité de financement pour comprendre la façon dont leurs réponses sont utilisées tout au long du processus de demande. Voir question 20 : Mes réponses seront-elles liées aux décisions de financement de quelque façon que ce soit?

Les pairs évaluateurs peuvent être invités à participer à des comités d’évaluation en fonction des réponses qu’ils ont fournies dans le formulaire, en plus d’autres facteurs.

Les réponses peuvent être liées aux décisions de financement selon la nature et les critères particuliers des possibilités de financement. Les candidats sont invités à consulter les renseignements fournis dans chaque possibilité de financement pour savoir si les renseignements fournis dans le formulaire sont liés aux décisions prises relativement à leur demande.

Plus précisément, les renseignements que vous fournirez peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes :

• mettre en œuvre des mesures d'équilibrage visant à assurer un accès proportionnel au financement des IRSC pour les groupes sous-représentés;
• déterminer votre admissibilité aux possibilités de financement qui ciblent des groupes bien précis;
• orienter le recrutement en vue de la participation à l’évaluation par les pairs, aux programmes du Cheminement des évaluateurs et au Collège des évaluateurs des IRSC;
• concevoir et exécuter des programmes, mesurer les résultats et produire des rapports.

Ces mesures sont essentielles pour éliminer les obstacles historiques et systémiques toujours présents qui empêchent tous les candidats d'accéder au financement des IRSC et de participer à leurs programmes de manière équitable et inclusive.

Voir question 1 : Pourquoi dois-je remplir le formulaire de déclaration volontaire?

Un nombre limité de membres du personnel des IRSC, qui ont reçu la formation et la cote de sécurité appropriées, ont accès aux données, et vos renseignements sont divulgués seulement aux personnes qui en ont besoin. Les renseignements de déclaration volontaire ne font pas partie de votre demande et ne seront ni accessibles ni communiqués aux pairs évaluateurs.

En plus de s'en servir pour effectuer un suivi de leurs programmes, les organismes publient les données de déclaration volontaire sous forme agrégée.

Voir question 2 : De quelle façon mes renseignements seront-ils utilisés et conservés?

Pour les candidats

Dans RechercheNet, il incombe au candidat principal désigné (CPD) d'ajouter les candidats dans la tâche « Détails de la demande – Identifier les participants ». Lorsqu'un candidat est ajouté à une demande, RechercheNet envoie un courriel à cette personne comprenant un lien vers le formulaire de déclaration volontaire. Ce courriel énumère également des consignes sur la façon d'accéder au formulaire et de le remplir. On peut y accéder à partir du lien fourni dans le courriel ou du compte RechercheNet du candidat.

Remarque : Si une personne est ajoutée à titre de participant à plusieurs demandes dans le cadre d'un même concours ou dans le cadre de plusieurs concours, elle ne recevra qu'un seul courriel de RechercheNet si le statut de son formulaire de déclaration volontaire est « En attente ».

Le CPD ne recevra pas de courriel distinct avec un rappel de remplir son propre formulaire de déclaration volontaire. Il pourra accéder au formulaire directement à partir de RechercheNet.

Si, à l'approche de la date limite de présentation des demandes, le CPD remarque que d'autres participants nommés dans la demande n'ont pas encore rempli leur formulaire, il peut demander que RechercheNet envoie un autre courriel à ces personnes avec le lien et les consignes. Nous vous rappelons que le CPD ne pourra soumettre la demande que lorsque tous les participants (à l'exception des collaborateurs) auront rempli leur formulaire.

Une fois le formulaire rempli, les renseignements sont sauvegardés pour les concours à venir (selon le NIP des IRSC du participant).

Pour les pairs évaluateurs

Le formulaire est rempli dans RechercheNet comme sous-tâche de la tâche Examiner les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d’intérêts. Les tâches d’évaluation demeureront fermées jusqu’à ce que cette tâche soit terminée, laquelle comprend désormais la sous-tâche obligatoire Formulaire de déclaration volontaire.

À cette sous-tâche, les membres du comité d’évaluation par les pairs pourront remplir le formulaire de déclaration volontaire pour la première fois ou revoir les réponses qu’ils ont fournies précédemment, s’ils ont déjà rempli le formulaire à titre de candidat ou dans le cadre d’une activité antérieure d’évaluation par les pairs.

Si la personne souhaite ne pas répondre à une ou à plusieurs questions, elle peut choisir « Je préfère ne pas répondre », mais elle doit choisir cette option (ou une autre option) pour chaque question et enregistrer ses réponses pour que la sous-tâche du formulaire s’affiche comme étant terminée.

Une fois confirmés et enregistrés dans le formulaire, les renseignements seront recueillis et associés à cette réunion particulière du comité d’évaluation par les pairs.

En cliquant sur Enregistrer, les renseignements de la personne, y compris ceux qu’elle a modifiés, seront également appliqués à toutes ses activités en cours dans RechercheNet liées au formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion, notamment les demandes ouvertes des possibilités de financement en cours.

Les IRSC encouragent tous les candidats à tenir à jour leurs réponses.

Oui. Les renseignements de déclaration volontaire peuvent être modifiés en tout temps. Toutefois, RechercheNet vous enverra une invitation à fournir ces renseignements seulement au moment de soumettre une demande.

Les organismes suivent l'évolution des normes en matière de collecte des renseignements de déclaration volontaire par des organismes comme Statistique Canada. Ils revoient et actualisent le formulaire tous les quatre ans.

Les organismes sont heureux de recevoir des commentaires de la part du milieu de la recherche sur n'importe quel aspect du formulaire de déclaration volontaire et sur sa mise en œuvre. Vous pouvez envoyer vos commentaires ou suggestions aux IRSC à l'adresse edi@cihr-irsc.gc.ca.