Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l'exercice 2012-2013 (non vérifiés)

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour l'exercice 2012-2013. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par les IRSC en vue de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations internes menées par les IRSC jusqu'au 31 mars 2013, notamment des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle de l'organisme. Il s'agit de la deuxième annexe produite par les IRSC.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion des contrôles internes

L'organisme est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer ses efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion des contrôles internes, approuvé par le président, est en place dans l'organisme. Celui-ci englobe :

• des structures de responsabilisation liées à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités de la haute direction dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d'éthique;
• des activités de communication courantes et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières, au moins deux fois par année, sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d'évaluation et du plan d'action à l'intention du président et des cadres supérieurs de l'organisme et (le cas échéant) du comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV prodigue des conseils au président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, le contrôle et la gouvernance de l'organisme.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Les IRSC ont recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations et la communication de renseignements qui ont un impact sur leurs états financiers. En voici des exemples :

Ententes courantes :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada administre centralement le versement des salaires et des avantages sociaux, l'acquisition de certains biens et services de même que l'offre de locaux au nom des IRSC.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit aux IRSC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, qui sont financés centralement.

Ententes particulières :

• Le Secrétariat des trois conseils administre les Réseaux de centres d'excellence et les chaires de recherche du Canada au nom de la Direction des programmes des IRSC. Le Secrétariat a le pouvoir et la responsabilité de s'assurer que les décisions de financement sont justes, que la procédure établie a été suivie et que les paiements sont effectués en conformité avec les conditions établies par les programmes des IRSC. Le niveau de confiance s'appuie sur l'efficacité des mesures de contrôle du Secrétariat que les IRSC examinent de façon indépendante en obtenant les documents de contrôle clés.

Certains ministères fédéraux ont recours aux IRSC pour le traitement de certaines opérations et la communication de renseignements qui touchent leurs états financiers. Une vérification de l'efficacité du fonctionnement a été effectuée pour les contrôles clés et aucun problème n'a été relevé.

3. Résultats de l'évaluation des IRSC durant l'exercice 2012-2013

Au cours de 2012-2013, les IRSC ont effectué une vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés de leurs grands processus. La surveillance continue cyclique effectuée prévoit des vérifications de tous les processus jusqu'à ce qu'il n'y ait presque plus ou plus de lacunes.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou sensiblement modifiés

Durant le présent exercice, les IRSC ont effectué une vérification de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du dernier grand processus de gestion des activités – budgétisation, planification et prévision. Les nouveaux contrôles clés relevés et vérifiés n'ont nécessité aucun ajustement majeur, et aucune modification importante n'a été apportée aux contrôles clés applicables aux processus en place.

3.2 Programme de surveillance continue cyclique

Les IRSC ont terminé leur réévaluation des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles informatiques généraux et des contrôles financiers des processus liés aux subventions et bourses ainsi que des processus des opérations financières, comme la clôture des états financiers, les déplacements, l'accueil, les revenus reportés et les revenus, les ententes de collaboration, les salaires et les avantages sociaux, le paiement des subventions et bourses, l'approvisionnement et les recouvrements. La surveillance continue cyclique a permis aux IRSC d'établir que les correctifs suivants devaient être apportés :

Processus d'approbation

• Mettre à jour l'Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matières financière pour les changements apportés à des rôles, à des fonctions ou à des postes dans l'organigramme.
• Établir des échéances pour l'approbation préalable et la présentation au service des finances des engagements pour l'accueil et les voyages.

Documentation

• Clarifier et préciser les méthodes de classement de la documentation sur les dépenses, au besoin.
• Améliorer la documentation utilisée pour prendre des décisions sur l'admissibilité des récipiendaires de bourses.

Gestion financière

• Préparer des lignes directrices sur l'utilisation et le codage des mécanismes de financement pour les ententes de collaboration.
• Réduire les délais pour les engagements pris en vertu de l'article 32 pour les voyages, l'accueil et les ententes de collaboration.

Système de TI

• Établir et mettre en œuvre des périodes de conservation précises des dossiers électroniques.

Surveillance

• Améliorer la gestion et l'examen des cartes de voyages délivrées et de l'information sur les détenteurs de ces cartes.

4. Plan d'action des IRSC

4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2012-2013

Durant l'exercice 2012-2013, les IRSC ont continué de réaliser des progrès importants dans l'avancement des plans de redressement des exercices précédents; toutefois, certaines lacunes sont demeurées.

Le tableau qui suit donne un aperçu de l'état actuel des plans de redressement de l'exercice précédent et des résultats découlant des activités de surveillance continue cyclique :

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Dans le prolongement des progrès réalisés jusqu'ici, les IRSC ont élaboré un plan annuel de validation fondé sur les risques pour les processus et les contrôles à risque élevé dans le but de faciliter la surveillance continue cyclique pendant le prochain exercice. Le plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants, et il porte sur la formation nécessaire pour accroître la sensibilisation au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes et pour mieux les connaître dans l'ensemble des IRSC. Le plan de surveillance continue cyclique pourra subir des ajustements une fois que l'évaluation annuelle fondée sur le risque aura eu lieu.

Date de modification :

2013-11-14