Cahier d'information sur les partenariats
Établissement de partenariats dans le cadre des possibilités de financement des IRSC

Introduction

Le progrès et l'innovation passent par le financement de la recherche. Avec un budget annuel de plus d'un milliard de dollars, les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) proposent plus d'une centaine de possibilités de financement chaque année et reçoivent ainsi des milliers de demandes de chercheurs en santé de partout au Canada.

Cependant, les IRSC ne font pas cavaliers seuls. Ils collaborent au contraire avec des organisations sans but lucratif et du secteur privé, ainsi que des organismes de bienfaisance et des communautés autochtones dans leur quête d'équité, de diversité et d'inclusion et d'amélioration de la recherche en santé à tous les stades, de la découverte scientifique à la mobilisation des connaissances. Ensemble, les IRSC et leurs partenaires peuvent mieux obtenir les ressources nécessaires, unir leurs efforts et produire des résultats pour le bien du Canada, mais aussi de l'ensemble du milieu de la santé à l'échelle mondiale.

Sans les partenariats, les IRSC ne seraient pas en mesure d'exécuter leur mandat, à savoir « exceller, selon les normes internationales reconnues d'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada ».

Pour plus d'information sur les IRSC, consultez leur site Web.

Destinataires du cahier d'information

Les partenariats – par les voies officielles ou non – avec les IRSC peuvent prendre diverses formes : tenue conjointe de réunions et d'activités, participation à des comités ou à des conseils consultatifs, organisation de conférences, etc. Toutefois, le présent cahier d'information porte sur les collaborations avec les IRSC dans le cadre d'une possibilité de financement, soit ce qu'on appelle un partenariat de concours. Par souci de simplicité, le cahier traite exclusivement des concours dirigés par les IRSC, c'est-à-dire les concours qu'ils gèrent ou administrent. Dans les cas où les IRSC deviennent eux-mêmes le partenaire d'une autre entité dans le cadre d'une possibilité de financement de cette dernière, les mêmes principes s'appliqueraient, mais certains détails pourraient différer en fonction des pratiques et des processus de l'entité.

Définition d'un partenaire de concours

Les partenaires de concours collaborent avec les IRSC dans le cadre de possibilités de financement précises pour la recherche en santé. Leur contribution peut s'étaler sur tout le processus de financement, depuis sa conception et son lancement jusqu'aux activités postérieures au financement. Les partenaires ont un but, une vision et des objectifs communs à ceux des IRSC et bénéfiques aux deux parties; ils cherchent à faire en sorte que la possibilité de financement entraîne des bienfaits supérieurs à ce qui aurait été atteint sans partenariat. La relation va encore plus loin, car les rôles, responsabilités et contributions de chacun et les dates importantes font l'objet d'ententes signées.

Les IRSC consacrent environ un milliard de dollars par année, avec un apport de plus de 125 millions de dollars des partenaires, pour soutenir plus de 16 000 stagiaires et chercheurs indépendants en santé au Canada.

Principes de partenariat

Voici les grands principes que suivent les IRSC pour l'établissement de partenariats de concours :

  1. Valeurs et objectifs communs : Les IRSC privilégient les partenariats avec des entités dont les objectifs s'alignent étroitement avec les leurs afin d'établir la relation sur une base commune. Les partenariats doivent aussi respecter les politiques et lignes directrices générales des IRSC.
  2. Intérêt public : Les partenariats doivent être établis dans l'intérêt public, le but étant de faire bénéficier la société de la recherche et des données qui en sont issues. Ces données doivent être rendues librement accessibles au public et porter sur des enjeux de santé d'aujourd'hui et de demain.
  3. Conflits d'intérêts : Les IRSC et leurs partenaires doivent éviter les conflits d'intérêts dans la mesure du possible et les gérer adéquatement lorsqu'ils sont inévitables.
  4. Transparence : La transparence est de mise dans toutes les activités de partenariat, en particulier l'équité, la crédibilité et l'ouverture à l'examen du public.
  5. Responsabilité : Comme tout organisme fédéral, les IRSC doivent utiliser les fonds publics de manière responsable. Les partenaires sont également responsables devant les donateurs, à leur communauté ou le grand public.

Processus d'établissement d'un partenariat de concours

En général, la démarche qui mène à un partenariat de concours avec les IRSC commence par une première conversation sur des intérêts et objectifs communs, suivis par une entente de collaboration, la tenue du concours et les activités d'administration suivant le financement.

Délai : Il vaut mieux entamer les discussions plus tôt que tard, car la création, le lancement et le financement d'un concours peuvent prendre de 12 à 18 mois.

Étape 1 : Première conversation

Un partenariat de concours commence par de longues conversations en vue d'établir des intérêts et objectifs de recherche communs, l'utilité potentielle d'une possibilité de financement pour les réaliser, et les responsabilités de chaque partie. Les premières conversations se font habituellement entre un responsable stratégique d'un institut ou d'une initiative des IRSC et le partenaire potentiel. Ce responsable stratégique et, souvent, un conseiller en partenariats des IRSC resteront généralement les principaux points de contact du partenaire tout au long du partenariat. Cette conversation se veut la première étape de la collaboration et se poursuit tout au long du partenariat.

Les premiers échanges sont l'occasion pour les IRSC de poser plusieurs questions afin de cerner les besoins du partenaire.

Question – Voulez-vous être un partenaire de concours ou un partenaire candidat?

Souhaitez-vous collaborer avec les IRSC pour financer des recherches dans un domaine particulier (partenaire de concours, l'objet même du présent cahier d'information) ou cherchez-vous à fournir des ressources à un projet ou à une équipe en particulier? Dans le deuxième cas, vous seriez plutôt un partenaire candidat. Vous devrez alors faire affaire avec les chercheurs directement.

Question – Que cherchez-vous à financer?

Voici une question dont en découlent plusieurs autres :

  1. Cherchez-vous à financer une subvention ou une bourse? Les subventions permettent de financer des projets de recherche et constituent généralement des montants élevés, tandis que les bourses représentent un appui salarial ou des allocations de perfectionnement.
  2. Cherchez-vous à créer une nouvelle possibilité de financement, à créer une initiative de grande envergure englobant plusieurs possibilités ou à vous greffer à une possibilité de financement ou à une initiative que pilotent déjà les IRSC?
  3. Souhaitez-vous financer un domaine de recherche ou une priorité en santé? Par exemple, cherchez-vous à financer des projets de recherche portant sur une maladie ou un secteur de santé en particulier?
  4. Désirez-vous financer un domaine nouveau ou déjà établi? La question sert à établir le type de subvention. Par exemple, une subvention à court terme se prête mieux à un nouveau domaine, tandis qu'une subvention d'équipe pluriannuelle est souvent le meilleur choix pour un domaine de recherche bien établi pour lequel il faut un groupe de chercheurs de plusieurs disciplines.
  5. Avez-vous des conditions d'admissibilité ou de financement particulières? Par exemple, devez-vous vous limiter à une région du Canada ou souhaitez-vous cibler des chercheurs qui en sont à un stade précis de leur carrière?
  6. Quel type de contribution espérez-vous faire et pour combien de temps? Autrement dit, quel niveau de financement êtes-vous en mesure de confirmer et pour quelle durée?
  7. Y a-t-il des conditions particulières que vous souhaiteriez ou dont vous auriez besoin dans la possibilité de financement?

Les réponses à ces questions, entre autres, permettront d'identifier la meilleure approche pour établir la collaboration.

Question – Quelles sont les modalités d'acheminement des fonds?

Dans les partenariats avec les IRSC, les fonds peuvent être acheminés au titulaire (le candidat retenu) de trois façons différentes :

  1. Cofinancer les titulaires avec les IRSC.
  2. Financer des titulaires différents pour la même possibilité de financement.
  3. Envoyer vos fonds aux IRSC pour qu'ils les administrent en votre nom.

Autrement dit, les IRSC et le partenaire enverront chacun leur contribution directement à l'établissement de recherche du titulaire (scénarios 1 et 2) OU les IRSC peuvent facturer le partenaire au fur et à mesure que les fonds sont requis, lesquels seront ensuite transférés au bénéficiaire (scénario 3). Il est à noter que les IRSC peuvent seulement transférer leurs fonds directement à l'établissement de recherche du titulaire ou à un autre ministère fédéral. Pour plus d'information à ce sujet, consultez le Guide d'administration financière des trois organismes.

Question – Avez-vous un calendrier à respecter?

Il y a beaucoup de dates à respecter dans une possibilité de financement. Le partenaire a ainsi intérêt à faire part de ses procédures d'approbation internes ou des étapes de son processus décisionnel qui pourraient influencer l'échéancier, les décisions à prendre ou la réalisation des étapes du présent cahier d'information. Les IRSC ont eux-mêmes de nombreux jalons critiques à respecter; ces derniers sont souvent établis à rebours, en partant du moment où sont versés les fonds.

Voici quelques dates importantes des IRSC :

  • signature de l'entente de collaboration (de 8 à 12 semaines);
  • lancement de la possibilité de financement (de 6 à 8 semaines après la version finale);
  • avis de possibilité de financement à venir (de 2 à 6 semaines avant le lancement, le cas échéant);
  • date limite de présentation des propositions de recherche (de 4 à 24 semaines);
  • évaluation par les pairs (de 4 à 16 semaines après la date limite de présentation des propositions);
  • approbations liées à la gouvernance (environ 2 semaines après l'évaluation par les pairs);
  • envoi des décisions relatives au financement aux candidats (avis de décision) et de toute autre annonce (selon la possibilité de financement);
  • début du financement (selon la possibilité de financement, mais toujours le premier du mois).

Étape 2 : Conclusion d'une entente

Si les IRSC et le partenaire ont bel et bien des objectifs et intérêts mutuels qui peuvent donner lieu à un partenariat de concours, l'étape suivante consiste à officialiser la collaboration. C'est alors qu'est signée une entente de collaboration qui indique les rôles, responsabilités et attentes de chaque partie.

Concertation sur les conditions et exigences de financement

Délai : Nous cherchons à ce qu'une entente soit signée avant le lancement de la possibilité de financement et avant toute annonce publique.

Il est crucial de se concerter sur les conditions de financement pour que le partenariat tienne compte des attentes communes dans le respect des politiques et procédures applicables. Un exemple de condition de financement des IRSC se trouve ci-dessous à titre informatif. Il est important que le partenaire et les IRSC discutent ouvertement de toute condition à mettre en place à cette étape.

  1. Mise en commun de documents
  2. Surveillance et production de rapports
    • Les partenaires et les IRSC peuvent définir ensemble un plan de suivi du rendement et discuter de la manière dont les rapports seront recueillis et partagés.
    • En règle générale, les IRSC exigent au minimum que les titulaires de subventions produisent un rapport de fin de subvention [ PDF (617 Ko) ]. Toutefois, les IRSC et leurs partenaires disposent d'une certaine flexibilité et peuvent, ensemble, demander des rapports d'étape plus fréquents et personnalisés aux candidats financés, à des fins de suivi et de production de rapports. La nature et la fréquence des rapports doivent correspondre aux objectifs et à la nature du programme et ne pas constituer un fardeau excessif pour le candidat financé (plus d'un rapport avec le même contenu, par exemple).
  3. Utilisation des données
    • Les IRSC ont des stratégies et politiques qui encadrent la gestion et la transmission des données de recherche. Par exemple, ils ont adopté une politique sur le libre accès aux publications afin d'accroître la dissémination des résultats de recherche et d'accélérer la mobilisation des connaissances.
  4. Propriété intellectuelle
    • Bien que les IRSC encouragent l'utilisation des résultats de recherches qu'ils ont financées en totalité ou en partie pour le bien du Canada et de sa population, ni les IRSC ni le partenaire ne peuvent revendiquer de droits sur la propriété intellectuelle découlant de la recherche ni exploiter cette propriété.
  5. Congé parental
    • Conscients que beaucoup d'étudiants diplômés et boursiers postdoctoraux ont des contrats à court terme, les IRSC trouvent important de pouvoir accorder des congés parentaux payés pour encourager les chercheurs prometteurs en début de carrière à rester dans le domaine. Les IRSC demanderont si le partenaire est en mesure d'offrir de tels congés parentaux payés aux stagiaires, conformément à la politique des IRSC sur le sujet; voir le Guide des trois organismes à l'intention des titulaires d'une bourse de formation en recherche ou le Guide d'administration financière des trois organismes si l'aide financière est versée sous forme de subvention au directeur ou directrice de recherche. Cette question peut soulever différentes préoccupations selon le partenaire, et c'est pourquoi un dialogue ouvert sur ce sujet est encouragé avec les IRSC.

Remarque : Les étapes 2 et 3 peuvent se faire parallèlement.

Toute condition établie doit être consignée dans l'entente de collaboration pour la postérité.

Étape 3 : Création de la possibilité de financement et établissement des modalités

Remarque : Les exigences et conditions de financement doivent être clairement indiquées dans la possibilité de financement.

Une fois que les parties sont parvenues à un accord quant aux objectifs de financement et aux intérêts sous-jacents et qu'un partenariat de concours peut voir le jour, les IRSC s'entretiendront avec le partenaire pour définir la portée et les objectifs de la possibilité de financement. Ils détermineront entre autres s'il faut intégrer des critères d'admissibilité ou de pertinence (région, stade de carrière, domaine de recherche) et décriront les conditions de financement établies à l'étape 2, Conclusion d'une entente, telles que les rapports d'étape à remettre.

Étape 4 : Lancement de la possibilité de financement

Modifications : D'autres organisations peuvent devenir partenaires pour le même concours après le lancement de la possibilité de financement. Toutefois, les critères d'admissibilité, les domaines de recherche et d'autres conditions d'importance seront déjà définitifs et ne pourront pas être modifiés. De plus, selon le moment et les circonstances, les IRSC pourraient ne pas être en mesure d'inclure le nom de la nouvelle organisation partenaire dans la possibilité de financement.

Les IRSC et le partenaire de concours établiront ensemble s'il est pertinent de publier un avis de possibilité de financement à venir afin de faire connaître le concours dans des bulletins et sur d'autres canaux d'information avant son lancement officiel sur le portail de recherche en ligne des IRSC, ResearchNet.

Après le lancement officiel de la possibilité de financement, le partenaire est invité à en faire la promotion en même temps sur son site Web et dans ses réseaux. Les IRSC collaboreront avec le partenaire pour toutes les communications communes et veilleront à ce qu'elles soient accessibles en anglais et en français.

Dans le cas des possibilités de financement d'envergure ou complexes, des séances d'information ou des webinaires sont souvent prévus pour les candidats potentiels, et le partenaire est invité à y participer.

Étape 5 : Évaluation de l'admissibilité et de la pertinence

Une fois la période de présentation des demandes terminée, les IRSC vérifient si les demandes reçues satisfont aux critères d'admissibilité de la possibilité de financement, y compris à ceux exigés par les partenaires. Les demandes qui ne satisfont pas aux critères sont alors retirées du concours.

Lorsque le partenaire a indiqué souhaiter financer les demandes dans un domaine de recherche particulier, il devra, généralement avant l'évaluation par les pairs (voir la principale exception à la section Un mot sur les annonces de priorités), effectuer une évaluation de la pertinence afin de déterminer si le projet correspond au bon domaine. Pour ce faire, les IRSC fourniront au partenaire certaines sections des demandes soumises.

Les IRSC respectent la décision du partenaire quant à la pertinence d'une demande, et c'est pourquoi ce dernier doit énoncer clairement lesquelles il envisagerait de financer. Les IRSC ne mettront pas en doute les motifs de refus invoqués. Les demandes qui, de l'avis du partenaire, ne sont pas pertinentes pour le domaine de recherche, ne seront pas financées dans cette classe.

Étape 6 : Évaluation par les pairs

Remarque : Pour en savoir plus sur la démarche d'évaluation par les pairs des IRSC, consultez le site Web des IRSC.

Les IRSC commencent à préparer l'évaluation par les pairs après le lancement de la possibilité de financement, étape qui comprend l'invitation de pairs évaluateurs. Le partenaire est encouragé à proposer aux IRSC des évaluateurs potentiels. Les IRSC tentent de créer des comités d'évaluation en fonction de la nature et de la portée de la possibilité de financement. Ils recherchent des personnes qui ont l'expérience et le savoir-faire pour faire les évaluations, tout en assurant une représentation équilibrée par région, sexe et langue.

Les IRSC invitent le partenaire à observer la réunion d'évaluation par les pairs, mais ce dernier doit respecter l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les pairs évaluateurs et les observateurs de l'évaluation par les pairs.

Bien que le compte rendu officiel de la réunion du comité d'évaluation par les pairs (les notes de l'agent scientifique) soit parfois transmis sur demande, les IRSC évitent généralement de communiquer les évaluations individuelles.

Étape 7 : Préparation et publication des résultats

Remarque : Les demandes sont financées selon l'ordre du classement jusqu'à épuisement des fonds ou des demandes subventionnables.

Les IRSC établiront le classement des demandes à partir des recommandations du comité d'évaluation par les pairs et discuteront avec les partenaires des scénarios de financement pour les demandes pertinentes recommandées en vue d'un soutien.

Les IRSC doivent obtenir les approbations de la direction avant de publier les décisions définitives relatives au financement; si le partenaire doit aussi faire approuver le financement par les mécanismes de gouvernance prévus, il doit le mentionner aux IRSC au cours des étapes de planification (voir l'étape 1, Question – Avez-vous un calendrier à respecter?).

Les IRSC envoient un avis de décision à tous les candidats par RechercheNet pour leur indiquer si leur demande a été financée ou non. Les noms des partenaires figurent dans ces avis de décision et, à l'occasion, leurs logos également. Le partenaire peut aussi envoyer de son côté une lettre aux candidats retenus, avec l'aide des IRSC.

Les IRSC travaillent aussi en étroite collaboration avec leur partenaire pour rédiger et coordonner les annonces publiques des résultats du concours et déterminer quelles autres communications publiques il faut faire. Les résultats ne sont pas rendus publics tant que les candidats retenus n'en ont pas été officiellement informés.

Dans les cas où le partenaire fournit des fonds directement au candidat retenu, les IRSC lui communiqueront les coordonnées de la personne-ressource de son établissement. Ils enverront en outre une copie de l'autorisation de financement (AF), le document officiel que conserve le partenaire pour ses dossiers. Il est mention du partenariat dans ce document.

Étape 8 : Administration suivant le financement

Si les échanges entre les IRSC et le partenaire diminuent inévitablement en intensité une fois les fonds versés, la dernière étape ne marque pas forcément la fin de la relation, mais plutôt une transition. À l'issue du concours, le partenaire devient plutôt un partenaire du savoir, tandis qu'il passe, avec les IRSC, à l'étape de l'administration post-octroi, c'est-à-dire suivant le financement.

Cette étape comprend la collecte et la transmission des rapports d'étape des candidats, qui servent à faire le suivi des subventions et bourses accordées, l'organisation d'activités de collaboration (réunions et ateliers de mi-parcours ou de fin de subvention, par exemple) ainsi que la promotion et la dissémination des résultats et des conclusions obtenus auprès de l'ensemble du milieu de la recherche en santé.

Le temps et les efforts nécessaires pour établir et maintenir une relation respectueuse et productive sont essentiels pour mieux soutenir le milieu de la recherche en santé. Nous encourageons les partenaires à maintenir leur relation avec les IRSC pour trouver d'autres occasions de collaboration ainsi qu'à surveiller les prochains partenariats de concours.

Renseignements : Communiquez avec Partenariats si vous avez des questions sur le cahier d'information ou si vous souhaitez financer des recherches en santé avec les IRSC.

Un mot sur les annonces de priorités

Les annonces de priorités (AP) offrent des sources de financement supplémentaires pour les demandes très bien cotées et jugées pertinentes à l'égard de domaines de recherche particuliers. Des demandes peuvent être présentées aux concours ouverts des programmes suivants :

Les étapes indiquées pour devenir partenaire de concours s'appliquent à la majorité des situations, bien que des différences soient observées sur le plan des dates et du délai de réalisation de l'évaluation de la pertinence, laquelle peut avoir lieu avant ou après l'évaluation par les pairs.

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