Politique sur les mesures d’adaptation au travail des IRSC

(Also published in English under the title CIHR Duty to Accommodate Policy)

Table des matières

  1. Date d’entrée en vigueur
  2. Préambule
  3. Définitions
  4. Pouvoirs
  5. Application
  6. Énoncés
  7. Objectifs
  8. Processus d’adaptation
  9. Dossiers des mesures d’adaptation
  10. Rôles et responsabilités
  11. Recours
  12. Demandes de renseignements
  13. Ressources

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 8 novembre 2021.

1.2 Elle remplace la précédente Politique sur les mesures d’adaptation au travail en date de décembre 2012.

2. Préambule

2.1 Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) reconnaissent la diversité de leurs effectifs et ont à cœur de créer un milieu de travail où tous les employés et les postulants sont traités avec respect et dignité. Les IRSC respecteront leur obligation d’adaptation afin de s’assurer que leurs employés sont en mesure de contribuer positivement à l’organisation.

3. Définitions

Adaptation (accommodation)

Le fait d’ajuster une règle ou une pratique de manière à prévoir d’autres mesures qui permettent d’éliminer les obstacles liés à un motif de distinction illicite énoncé dans la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les mesures d’adaptation sont déterminées au cas par cas.

Contrainte excessive (undue hardship)

Limite au-delà de laquelle les IRSC ne sont plus tenus de prendre des mesures d’adaptation pour des raisons de santé, de sécurité et de coûts. Elle constitue un critère juridique qui exige des preuves de l’employeur.

Employé (employee)

Toute personne qui travaille pour les IRSC, que ce soit dans les bureaux ou à distance, y compris les employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée, les employés en congé payé ou sans solde, les étudiants ainsi que les employés occasionnels, saisonniers ou à temps partiel. Les directeurs scientifiques, le personnel des instituts et les bénévoles ne sont toutefois pas assujettis aux principes de la présente politique.

Gestionnaire (manager)

Aux fins de la présente politique, tout employé des IRSC occupant un poste de l’échelon 12 ou d’un échelon supérieur.

Groupes désignés (designated groups)

Groupes définis dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi, à savoir les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres d’une minorité visible.

Obligation d’adaptation (duty to accommodate)

Obligation juridique par laquelle l’employeur doit ajuster les règles, politiques ou pratiques afin de permettre une pleine participation; cette obligation est applicable aux besoins liés aux motifs de discrimination définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne et aux groupes désignés définis dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. L’employeur est tenu d’éliminer les obstacles discriminatoires jusqu’au point de contrainte excessive en fonction des facteurs relatifs à la santé, à la sécurité et aux coûts.

Obstacle (barrier)

Comprend toute difficulté, politique, pratique, procédure ou tout système de nature physique, architecturale, technologique ou comportementale, qui exclut ou entrave la participation pleine et égale de personnes protégées contre la discrimination dans leur emploi en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Postulant (candidate for employment)

Toute personne, aux IRSC ou non, qui sollicite un emploi aux IRSC ou qui envisage de le faire.

4. Pouvoirs

4.1 La présente politique est publiée en vertu des pouvoirs en matière de ressources humaines qui sont décrits à l’article 17 de la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada et délégués au président par le conseil d’administration les 19 et 20 novembre 2019.

5. Application

5.1 La présente politique s’applique à tous les employés et postulants des IRSC.

6. Énoncé

6.1 La présente politique établit les exigences et les principes régissant l’obligation juridique des IRSC de prendre des mesures d’adaptation à l’endroit des employés et des postulants.

7. Objectifs

7.1 L’objectif de la présente politique est de veiller à ce que les IRSC traitent les employés et les postulants avec dignité et respect dans un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles où tous ont des chances égales d’accès aux possibilités offertes.

7.2 Des mesures d’adaptation sont accordées jusqu’au point de contrainte excessive en fonction des facteurs relatifs à la santé, à la sécurité et aux coûts.

7.3 Les mesures d’adaptation sont prises selon les circonstances propres à chaque cas, dans le respect du droit à la vie privée et à la confidentialité.

8. Processus d’adaptation

8.1 Procédure à suivre pour les gestionnaires qui doivent répondre à une demande de mesures d’adaptation d’un postulant :

8.1.1 Tous les postulants doivent être informés de leur droit à des mesures d’adaptation en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne et de la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Si un postulant fait état d’un besoin d’adaptation, il faut lui demander de préciser la nature de l’obstacle et des conséquences associées.

8.1.2 Obtenir du postulant l’information requise sur la mesure d’adaptation demandée et, s’il y a lieu, toute évaluation ou recommandation professionnelle pertinente.

8.1.3 Consulter la personne-ressource désignée au sein de la Direction des ressources humaines quant à la ou aux mesures d’adaptation en cause, le cas échéant.

8.1.4 Informer le postulant de la ou des mesures d’adaptation proposées.

8.1.5 Fournir à la Direction des ressources humaines un dossier contenant la demande de mesures d’adaptation et la réponse des IRSC, à verser dans le dossier du postulant aux Ressources humaines.

8.2 Procédure à suivre pour les gestionnaires qui doivent répondre à une demande de mesures d’adaptation d’un employé :

8.2.1 Si un employé fait état d’un besoin d’adaptation lié au travail, il faut lui demander de préciser la nature de l’obstacle et des conséquences associées.

8.2.2 Obtenir de l’employé l’information nécessaire, ainsi que la documentation requise, le cas échéant, concernant la limitation ou la restriction en cause et, s’il y a lieu, toute évaluation ou recommandation professionnelle pertinente.

8.2.3 Demander à l’employé tout renseignement supplémentaire ou obtenir son consentement avant de solliciter d’un médecin ou d’une autre tierce partie concernée l’information à l’appui de la demande de mesures d’adaptation.

8.2.4 Consulter la Direction des ressources humaines au sujet de la ou des mesures d’adaptation possibles.

8.2.5 Faire appel à d’autres personnes au sein de services internes, tels que les finances, l’administration et les installations, la gestion de l’information ou les technologies de l’information, au besoin.

8.2.6 Informer l’employé de la ou des mesures d’adaptation proposées, y compris de la formation que les IRSC offriront sur le matériel ou les systèmes, le cas échéant.

8.2.7 Communiquer l’information sur les mesures d’adaptation accordées à un employé uniquement aux personnes qui en ont besoin.

8.2.8 Fournir à la Direction des ressources humaines un dossier contenant la demande de mesures d’adaptation et la réponse des IRSC, à des fins de conservation.

8.2.9 S’assurer que l’employé continue de bénéficier des mesures d’adaptation qui lui ont été consenties s’il change de poste aux IRSC.

9. Dossiers des mesures d’adaptation

9.1 La tenue des dossiers complets des mesures d’adaptation accordées aux employés en vertu de la présente politique relève de l’équipe des Relations de travail de la Direction des ressources humaines.  

9.2 La tenue des dossiers complets des mesures d’adaptation accordées aux postulants en vertu de la présente politique relève de l’équipe de dotation de la Direction des ressources humaines.

9.3 La Direction des ressources humaines doit s’assurer que les dossiers faisant état des besoins en matériel spécialisé sont fournis à la Direction des finances et de l’administration et de la Direction des services numériques et de sécurité, le cas échéant.

9.4 Les dossiers liés aux mesures d’adaptation seront transmis seulement aux membres du personnel des IRSC qui en ont besoin pour veiller à la mise en place des mesures requises.

9.5 À des fins de rapport, le personnel de la Direction des ressources humaines pourrait accéder à ces dossiers. Les rapports sur les mesures d’adaptation comprendront seulement des données agrégées.  

9.6 Les IRSC traiteront les dossiers liés à la présente politique conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

10. Rôles et responsabilités

10.1 Le président doit :

10.1.1 approuver la présente politique et la mettre en œuvre aux IRSC;

10.1.2 superviser la mise en œuvre de la politique afin de déterminer si les exigences prévues dans cette dernière et dans les documents connexes sont respectées;

10.1.3 veiller à ce que l’information relative au travail, notamment aux possibilités d’emploi, soit fournie aux employés dans un format accessible; il en va de même pour les possibilités d’emploi aux postulants;

10.1.4 approuver les mesures d’adaptation qui exigent une exemption d’une autre politique des ressources humaines.

10.2 Le directeur général de la Direction des ressources humaines doit :

10.2.1 conseiller, guider et soutenir les gestionnaires et les employés dans l’application de la Politique sur les mesures d’adaptation au travail et des procédures connexes;

10.2.2 veiller à ce que les employés et les postulants soient informés :

  1. de leur droit à des mesures d’adaptation en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne;
  2. de toute procédure obligatoire à suivre pour demander des mesures d’adaptation.

10.2.3 veiller à ce que les gestionnaires soient informés de leurs responsabilités et obligations concernant :

  1. les besoins d’adaptation à combler;
  2. la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

10.2.4 restreindre l’accès aux renseignements sur une demande de mesures d’adaptation aux personnes qui doivent en connaître les détails, selon le cas, les renseignements requis dépendant des besoins de chacun;

10.2.5 repérer et supprimer les obstacles systémiques qui entravent ou bloquent l’accès de certaines personnes au milieu de travail ou aux processus de sélection, ou encore l’inclusion de ces personnes;

10.2.6 informer les postulants de la nature des tests ou des autres types d’évaluation auxquels ils seront soumis dans le processus de sélection, pour leur permettre de déterminer s’ils ont besoin de demander des mesures d’adaptation;

10.2.7 soumettre à l’approbation du président les mesures d’adaptation exigeant une exemption d’une autre politique des ressources humaines.

10.3 Le directeur général de la Direction des finances et de l’administration doit :

10.3.1 consulter les employés lorsque des changements s’imposent à l’aménagement, aux systèmes ou au matériel, afin que le milieu de travail soit sans obstacle;

10.3.2 mettre du matériel ou des fournitures spécialisés à la disposition des employés pour satisfaire leurs besoins d’adaptation.

10.4 Le directeur général de la Direction des services numériques et de sécurité doit :

10.4.1 mettre du matériel et des logiciels spécialisés de gestion ou de technologie de l’information à la disposition des employés pour satisfaire leurs besoins d’adaptation.

10.5 Les gestionnaires doivent :

10.5.1 traiter les employés et les postulants avec respect et dignité en répondant à leurs besoins d’adaptation au travail;

10.5.2 pleinement observer la Loi canadienne sur les droits de la personne;

10.5.3 consulter le conseiller en gestion des limitations fonctionnelles au sujet des demandes de mesures d’adaptation;

10.5.4 établir et prendre les mesures qui s’imposent pour satisfaire à l’obligation d’adaptation dans les plans opérationnels et de ressources humaines;

10.5.5 veiller à ce que les mesures d’adaptation soient examinées et mises à jour au moins une fois l’an;

10.5.6 conserver une copie des dossiers sur les mesures d’adaptation détenus par le conseiller en gestion des limitations fonctionnelles;

10.5.7 veiller à ce que les besoins d’adaptation soient pris en compte dans la planification ou la conception des processus et activités liés au travail.

10.6 Les employés doivent :

10.6.1 informer leur gestionnaire de leurs besoins d’adaptation liés au travail;

10.6.2 fournir à leur gestionnaire les renseignements nécessaires pour déterminer les mesures d’adaptation à prendre, y compris les renseignements sur les limitations et restrictions pertinentes (les détails entourant les problèmes de santé, les diagnostics et la médication ne font pas partie des renseignements à fournir dans ce contexte);

10.6.3 coopérer et collaborer de bonne foi avec leur gestionnaire et d’autres représentants des IRSC pour déterminer les mesures d’adaptation à prendre, ce qui comprend les évaluations de l’aptitude au travail;

10.6.4 aviser leur gestionnaire de tout changement à leurs besoins d’adaptation;

10.6.5 respecter les besoins d’adaptation et la vie privée des autres.

10.7 Les postulants qui travaillent aux IRSC doivent :

10.7.1 informer le gestionnaire d’embauche ou le conseiller en dotation de leurs besoins en matière d’adaptation dans le contexte du processus de sélection;

10.7.2 fournir au gestionnaire d’embauche ou au conseiller en dotation les renseignements nécessaires pour déterminer les mesures d’adaptation à prendre, y compris les renseignements sur les limitations et restrictions pertinentes;

10.7.3 coopérer et collaborer de bonne foi avec le gestionnaire d’embauche, le conseiller en dotation et d’autres représentants des IRSC pour trouver un ou plusieurs moyens de répondre à leurs besoins d’adaptation;

10.7.4 aviser le gestionnaire d’embauche ou le conseiller en dotation de tout changement à leurs besoins d’adaptation.

11. Recours

11.1 Les employés qui estiment que leurs besoins en matière de mesures d’adaptation n’ont pas été satisfaits dans un délai raisonnable peuvent tenter de régler le conflit de façon informelle par une discussion avec leur gestionnaire, après quoi ils peuvent signaler le problème au supérieur hiérarchique du gestionnaire. Ils peuvent aussi engager officiellement un recours selon le mécanisme prévu dans la procédure officielle de grief. Une plainte peut également être déposée directement auprès de la Commission canadienne des droits de la personne.

12. Demandes de renseignements

12.1 Les employés doivent adresser leurs demandes de renseignements à leur gestionnaire ou à l’équipe des Relations de travail.

12.2 Les postulants doivent adresser leurs demandes de renseignements au gestionnaire d’embauche ou au conseiller en dotation nommé dans l’offre d’emploi.  

13. Ressources

Lois et règlements

Politiques connexes

Renseignements additionnels

Date de modification :