Comité consultatif externe provisoire des IRSC contre le racisme : Recommandations pour la mobilisation des communautés racisées et l’élaboration d’un plan d’action des IRSC contre le racisme
Mandat

Énoncé de mandat

Le Comité consultatif externe provisoire des IRSC contre le racisme a pour mandat de fournir des recommandations à la vice-présidente à la recherche – Systèmes de santé apprenants sur :

• les stratégies pour mobiliser les communautés racisées dans la lutte contre le racisme systémique au sein du système de financement de la recherche;
• les mesures et le pan d’action qu’adopteront les IRSC pour lutter contre le racisme.

Coprésidents et composition

Coprésidents

Le Comité sera coprésidé par une chercheuse ou un chercheur en santé d’une communauté racisée et par le vice-président associé, Programmes de recherche - Stratégie, qui sera membre d’office.

Composition

• Les membres seront choisis par la vice-présidente à la recherche – Systèmes de santé apprenants sur la base de leurs compétences collectives, de leurs connaissances et de leurs rôles fonctionnels pertinents pour l’engagement auprès des communautés racisées et l’élaboration d’un plan d’action visant à combattre le racisme systémique dans l’ensemble des programmes, des politiques et des services des IRSC.
• Il y aura de 10 à 12 membres, incluant le coprésident externe.
• Le Comité sera composé de personnes issues du milieu de la recherche en santé qui sont membres de diverses communautés racisées ou qui possèdent une expertise dans la réduction des obstacles systémiques auxquels font face ces communautés.
• Les membres seront d’identités de genre diverses, (c’est à dire des femmes, des hommes et des personnes d’identités de genre diverses) et représenteront toutes les régions, tous les stades de carrière et les deux langues officielles.
• La directrice générale des Politiques scientifiques sera membre d’office.

Observateurs

Le personnel des IRSC et des instituts dont les fonctions ont concrètement à voir avec un point particulier peut assister aux réunions avec l’approbation des coprésidents. La directrice générale des Partenariats stratégiques et des Relations internationales, le cochampion (DS) de l’équité, de la diversité et de l’inclusion aux IRSC, le cochampion (DS) des IRSC pour le Plan d’action sur la recherche en santé autochtone et un membre du conseil consultatif de l’Institut de la santé des Autochtones seront des observateurs permanents à toutes les réunions.

Rôles et responsabilités

Rôles et responsabilités du Comité

• Conseiller les IRSC sur les mesures et pratiques exemplaires relatives au mandat du Comité
• Fournir des avis sur les thèmes à aborder et les stratégies de mobilisation qui pourraient éclairer l’élaboration d’un plan d’action des IRSC contre le racisme (p. ex. séances d’écoute, conversations avec des spécialistes)
• Assurer la liaison avec d’autres contacts et tirer parti des réseaux, au besoin, pour indiquer qui devrait être sollicité pour les séances d’écoute et consulté au sujet du plan d’action, notamment en ce qui concerne le racisme envers les Noirs, les mythes de la minorité modèle, et d’autres formes de racisme et de micro agressions subies par les personnes marginalisées en raison de leur race
• Communiquer tous liens avec d’autres discussions ou initiatives liées au racisme systémique dans l’écosystème de la recherche en santé
• Proposer des moyens par lesquels les IRSC peuvent soutenir ou amplifier ces autres discussions et initiatives liées au racisme systémique dans l’écosystème de la recherche en santé
• Donner des conseils sur les mesures que les IRSC peuvent prendre, en dehors du plan d’action officiel, pour lutter contre le racisme et éliminer les obstacles systémiques dans leurs politiques, programmes et processus, à court et à moyen terme
• Donner de la rétroaction sur les versions préliminaires du plan d’action contre le racisme
• Donner des conseils sur les mécanismes de contrôle appropriés à plus long terme pour mettre en œuvre le plan d’action contre le racisme, y compris les organes consultatifs permanents potentiels
• Si une structure consultative externe à plus long terme est établie, aider les IRSC dans la recherche de candidats potentiels au sein des communautés racisées

Rôles et responsabilités des coprésidents

• Approuver les ordres du jour des réunions du Comité
• Gérer les délibérations et veiller à ce que la discussion demeure axée sur les points à traiter
• Veiller à ce que les réunions demeurent une tribune où chacun peut s’exprimer librement et gérer les conflits avec rapidité et efficacité
• Approuver l’invitation de participants et de présentateurs spéciaux, au besoin
• Maintenir la communication avec les membres en dehors des réunions prévues
• Au besoin, rendre compte des activités du Comité à la vice-présidente à la recherche – Systèmes de santé apprenants et à d’autres organes de gouvernance internes des IRSC (y compris les groupes prioritaires du plan stratégique)

Rôles et responsabilités des membres

• Examiner les documents avant les réunions et participer activement à ces dernières
• Prendre les mesures demandées par le Comité
• Contribuer à l’élaboration des documents par courriel entre les réunions
• Respecter les principes permettant de créer et de maintenir une tribune de libre expression pour les échanges du Comité

Réunions

Des réunions auront lieu au moins une fois par mois par téléconférence, ou selon les besoins, sur convocation des coprésidents.

Rapports

Les coprésidents du Comité consultatif externe provisoire des IRSC contre le racisme représenteront ce dernier auprès des organes de gouvernance et d’autres comités à la demande de la vice-présidente à la recherche – Systèmes de santé apprenants.

Les points à l’ordre du jour demandant un suivi ou une décision seront mis par écrit puis communiqués aux membres et enregistrés dans les dossiers appropriés dans les cinq jours ouvrables suivant les réunions.

Quorum

Une majorité des membres (50 % + 1). Le Comité formulera ses recommandations par consensus dans la mesure du possible. Lorsque le consensus ne sera pas possible, les coprésidents demanderont aux membres d’indiquer s’ils sont d’accord ou non avec la proposition en utilisant une échelle de 1 à 8 (Gradients of Agreement – voir annexe A).

Autorité

Le Comité consultatif externe provisoire contre le racisme est établi sous l’autorité de la vice-présidente à la recherche – Systèmes de santé apprenants.

Évaluation

Le mandat sera en vigueur du 4 août 2021 jusqu’à l’approbation d’un plan d’action contre le racisme systémique dans les programmes, politiques et processus des IRSC (prévue provisoirement pour le début de 2022). Le mandat sera revu tous les trimestres jusqu’à ce que la structure de gouvernance du plan stratégique soit finalisée, puis tous les six mois (le cas échéant) jusqu’à ce que le Comité soit dissous.

Langues officielles

Tous les membres sont encouragés à s’exprimer dans la langue officielle de leur choix pendant les réunions. Les documents d’information et les rapports de décisions seront rédigés dans l’une ou l’autre des langues officielles, tandis que les ordres du jour seront dans les deux langues officielles.

Code de conduite

Les réunions seront conformes au Code de conduite des IRSC. Elles dureront une heure et demie et auront lieu toutes les deux semaines.

Confidentialité

Les membres du Comité doivent se soumettre aux exigences ci-dessous.

1. Les délibérations du Comité sont confidentielles, ce qui signifie que les membres doivent s’abstenir d’aborder ou de divulguer de quelque façon que ce soit à des tiers ce qui se dit aux réunions, ou les conseils donnés aux IRSC par le Comité, jusqu’à ce que les IRSC rendent cette information publique.
2. Les membres doivent également protéger la confidentialité des informations contenues dans la documentation qu’ils reçoivent des IRSC et ne doivent pas utiliser ces informations à leur profit ou au profit d’autres personnes.
3. Toute demande de renseignement ou déclaration reçue par les membres sur le travail du Comité doit être transmise aux IRSC.

Prévention et gestion des conflits d’intérêts

En vertu de la Politique sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts à l’intention des directeurs scientifiques et des membres du conseil d’administration et des organes consultatifs des IRSC, les membres du Comité ont le devoir de porter un jugement indépendant sur toutes les questions qu’on leur soumet. Ainsi, ils doivent éviter les situations où leurs intérêts personnels pourraient les empêcher de s’acquitter de cette tâche avec intégrité.

Pour réduire le risque de conflit d’intérêts, les membres qui ne sont pas des employés des IRSC doivent :

• remplir le formulaire de déclaration des intérêts externes au début de leur mandat et chaque année par la suite;
• déclarer de manière proactive leurs intérêts externes pertinents pendant les réunions;
• collaborer à la recherche de solutions dans les cas où un conflit d’intérêts potentiel survient, dans l’intérêt des IRSC et du public.

En cas de doute sur la divulgation requise, les membres devraient consulter les coprésidents du Comité. Les coprésidents et les membres ont tout le soutien de l’agent responsable des conflits d’intérêts et peuvent obtenir ses conseils et son aide en s’adressant à Declaration@cihr-irsc.gc.ca.

Soutien administratif

La Direction des politiques scientifiques fournira le soutien administratif au Comité.

Annexe A

Échelle pour indiquer le degré de soutien à une proposition

Au besoin, les coprésidents sont invités à s’enquérir du soutien pour une proposition particulière en utilisant l’échelle ci dessous. Les coprésidents discutent ensuite brièvement et, à la lumière de ce qu’ils voient et entendent, déterminent si le niveau d’engagement est suffisant pour arriver à une résolution ou s’ils doivent poursuivre la discussion.

Sources : What is the Gradients of Agreement technique? Lucid Meetings^{Note en bas de page 1}; Tips and Tools for PEPFAR Teams: The Gradients of Agreement, USAID^{Note en bas de page 2}

Date de modification :

2021-09-07