Sommaire de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d’action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l’exercice 2019-2020 (non audité)

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport sur les résultats ministériels (RRM) des IRSC 2018-2019.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Le cadre de gestion du contrôle interne de l’organisme, approuvé par le président, comprend :

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

Ententes particulières

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2019-2020

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Répercussions de la COVID-19

Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la santé a qualifié la COVID-19 de pandémie mondiale. Le 15 mars 2020, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BPDRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a sommé les fonctionnaires de travailler à distance et toutes les échéances de fin d’exercice ont été reportées, y compris celles relatives aux états financiers (normalement publiés en juin). En réaction aux incertitudes résultant de la pandémie de COVID-19, le président a invoqué le plan de continuité des activitésNote en bas de page 1 des IRSC, a restreint l’accès au siège social des IRSC et a fait de la lutte contre la pandémie la principale priorité de l’organisme. Par conséquent, un certain nombre d’activités exécutées sur le lieu de travail (y compris l’achèvement de l’exercice de contrôle interne en matière de gestion financière [CIGF] pour 2019-2020 et la publication des états financiers) ont été reportées ou temporairement suspendues, et tous les employés ont été sommés de travailler à distance jusqu’à nouvel ordre, ce qui s’est poursuivi jusqu’à ce jour. Dans le cadre de cette réponse, et avec l’appui du dirigeant principal des finances, du dirigeant principal de l’audit, du comité d’audit et avec l’approbation du conseil d’administration, le président a décidé de publier des états financiers non audités pour 2019-2020.

Outre le retard dans l’achèvement de l’exercice de CIGF, l’efficacité de certains contrôles, normalement évalués au moyen de documents papier, n’a pas pu être vérifiée à distance. Dans ce contexte, un examen modifié basé sur les documents électroniques disponibles a été mené lorsque cela était possible et pratique. Comme presque tous les documents pertinents pour le processus de paie et avantages sociaux ne sont disponibles que sous forme de documents papier, le dirigeant principal de l’audit (après en avoir discuté avec le comité d’audit) a décidé de reporter l’examen de ce processus à 2020-2021, date à laquelle l’accès au lieu de travail pourrait être autorisé. L’examen des contrôles au niveau de l’entité a également été reporté.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Tel qu’il est indiqué ci-dessus, l’examen du processus de paie et avantages sociaux et des contrôles au niveau de l’entité a été reporté à 2020-2021 en raison de la pandémie de COVID19.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont procédé à la réévaluation des processus opérationnels suivants :

La plupart des contrôles clés mis à l’essai fonctionnaient comme prévu. Toutefois, quelques améliorations s’imposaient. Celles-ci ont été acceptées par la direction et une réponse appropriée a été préparée.

4. Plan d’action de l’organisme

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2019-2020

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

Progrès au cours de l’exercice 2019-2020
Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour le présent exercice État
Subventions et bourses, y compris le versement Des améliorations mineures visant la conception ou l’efficacité opérationnelle des processus de contrôle doivent être apportées. La direction a accepté les recommandations et des mesures correctives sont entreprises.
Préparation des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer)
Contrôles au niveau de l’entité Reporté en raison de la COVID-19
Paie et avantages sociaux
Contrôles généraux liés à la technologie de l’information Aucun examen prévu en 2019-2020
Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’évènements
Gestion financière et établissement des budgets
Approvisionnement

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan triennal, qui tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans chaque processus, est illustré dans le tableau ci-dessous.

Rotational Ongoing Monitoring Plan
Secteurs de contrôle clés Exercice 2019-2020 Exercice 2020-2021 Exercice 2021-2022
Clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer) Oui Oui Oui
Subventions et bourses, y compris le versement et les ententes de collaboration Oui Oui Oui
Paie et avantages sociaux Reporté en raison de la COVID-19 Oui Oui
Contrôles au niveau de l’entité Reporté en raison de la COVID-19 Oui Oui
Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’évènements Non Oui Non
Contrôles généraux liés à la technologie de l’information Non Oui Non
Approvisionnement Non Oui Non
Gestion financière (établissement des budgets et des prévisions) Non Non Oui

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

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