Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l'exercice 2017-2018 (non audité)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport sur les résultats ministériels (RRM) de 2016-2017 et le Plan ministériel de 2018-2019.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le président, est instauré et englobe :

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

Ententes particulières

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2017-2018

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, aucun contrôle clé n’a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation. Des tests d’efficacité conceptuelle ont été effectués relativement aux contrôles clés d’un nouveau sous-système de paie. Il n’y a pas eu lieu d’apporter d’importants rajustements pour les contrôles clés nouveaux. Cependant, dans le cadre des lignes directrices du Conseil du Trésor sur la gestion financière de l’administration de la paye, certains rajustements mineurs ont été recommandés afin d’améliorer l’environnement de contrôle.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l’organisme a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l’entité et de ses contrôles financiers pour ce qui est des processus opérationnels liés aux subventions et bourses, de la clôture des états financiers, incluant des créditeurs à la fin de l’exercice et charges à payer, des programmes des trois organismes (c.-à-d. le Programme des chaires de recherche du Canada, des subventions d’appui aux  instituts, des frais d’accueil, des frais de déplacement et cartes de voyage, approvisionnement  et cartes d’achat, ainsi que de l’autoévaluation des contrôles généraux des TI. La plupart des contrôles clés testés fonctionnent efficacement, avec les améliorations minimales requises suivantes.

Mesures correctives

Les mesures correctives suivantes ont été constatées lors de l’évaluation en ce qui touche les autorisations financières :

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour le présent exercice État
Un test d’efficacité opérationnelle et la correction des lacunes ont été entrepris pour les processus suivants :
  • Ententes de collaboration
  • Contrôles au niveau de l’entité
  • Contrôles généraux des TI
  • Approvisionnement et cartes d’achat
  • Revenus, revenus reportés et débiteurs
  • Programmes des trois organismes
  • Créditeurs à la fin de l’exercice et charges à payer
  • Subventions d’appui aux instituts
  • Gestion financière et budget
  • Clôture des états financiers
La surveillance a été effectuée comme prévu, mais aucune mesure corrective n’a été requise.
  • Subventions et bourses, y compris le versement
  • Frais d’accueil
  • Paie et avantages sociaux
  • Frais de déplacement
La surveillance a été effectuée  comme prévu et les mesures correctives du précédent exercice ont progressé sensiblement.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants ainsi que de la formation nécessaire pour accroître la sensibilisation et les connaissances au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes dans l’ensemble des IRSC. Le tableau qui suit présente le plan cyclique de surveillance continue des IRSC pour les trois prochains exercices.

Secteurs de contrôle clés Exercice
2018-2019
Exercice
2019-2020
Exercice
2020-21
Ententes de collaboration Non Oui Non
Contrôles au niveau de l’entité Oui Non Non
Gestion financière (budgets et prévisions) Oui Non Non
Clôture des états financiers (y compris les créditeurs à la fin de l’exercice et les charges à payer) Oui Oui Oui
Subventions et bourses, y compris le versement Oui Oui Oui
Frais d’accueil Oui Oui Oui
Subventions d’appui aux instituts Non Non Oui
Contrôles généraux des TI Oui Oui Oui
Paie et avantages sociauxNote en bas de page 1 Oui Oui Oui
Approvisionnement et cartes d’achat Non Non Oui
Revenus, revenus reportés et débiteurs Non Oui Non
Frais de déplacement Oui Oui Oui
Programmes des trois organismesNote en bas de page 2 Oui Oui Oui

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

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