Programmes de bourses salariales et de bourses de formation

Août 2010

Table des matières

Résumé

Rapport détaillé

Annexe


Résumé

Introduction

La vérification interne des programmes de bourses salariales et de bourses de formation s'inscrit dans le cadre du Plan annuel de vérification interne fondée sur les risques pour 2009-2010 approuvé par le conseil d'administration des Instituts de recherche en santé du Canada.

Les IRSC ont pour mandat d'exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada. Dans le cadre de leur mandat, les IRSC financent des chercheurs et des stagiaires de recherche du domaine de la santé au moyen de concours ouverts (recherche non ciblée) et de concours stratégiques (recherche ciblant des domaines de travail des 13 instituts des IRSC) pour l'obtention de bourses. Les IRSC offrent les deux types de programmes de bourses suivants : les bourses salariales, octroyées à des personnes menant des recherches indépendantes en santé, et les bourses de formation, accordées à des personnes participant à des activités de formation en recherche en santé. Ces bourses ont pour but de permettre aux chercheurs de consacrer plus de temps à la recherche. De plus, elles doivent aider les nouveaux chercheurs à faire leur marque afin qu'ils puissent participer aux concours du Programme de subventions de fonctionnement des IRSC. La plupart des bourses comportent des fonds réservés pour couvrir les coûts de recherche et s'échelonnent sur une période de plusieurs mois (pouvant atteindre jusqu'à cinq ans). Le tableau suivant présente les dépenses effectuées dans le cadre des programmes de bourses salariales et de bourses de formation au cours de l'année 2009-2010.

Bourses salariales et bourses de formation 2009-2010

Dépenses % du grand total
Total des bourses salariales 111 175 403 $ 57,69 %
Total des bourses de formation 81 545 553 $ 42,31 %
Grand total (bourses salariales + bourses de formation) 192 720 956 $ 100,00 %

Selon les Rapports sur les plans et les priorités de 2009-2010, on prévoit dépenser 218 millions de dollars en 2010-2011 et 212,5 millions de dollars en 2011-2012 pour les bourses salariales et les bourses de formation.

Risques examinés pendant la vérification

La vérification porte sur le risque que les bourses salariales et les bourses de formation ne soient pas gérées conformément aux politiques et aux procédures internes des IRSC. Ce risque correspond à l'élément « gérance » du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) : « Le régime de contrôle ministériel (actif, fonds, effectifs, services, etc.) est intégré et efficace, et tous les employés comprennent bien ses principes sous-jacents. »

Objectif

La vérification vise à évaluer l'efficacité de la gestion des programmes de bourses salariales et de bourses de formation pour ce qui est du respect des politiques et des procédures internes des IRSC. Les contrôles sont réputés efficaces s'ils fonctionnent comme prévu.

Portée

La vérification couvre les politiques et les procédures internes des IRSC servant à administrer les programmes de bourses salariales et de bourses de formation. On n'y a pas inclus les examens actuellement réalisés à l'externe par divers établissements en vue d'être présentés aux IRSC. La vérification ne touche pas non plus les bourses pour lesquelles il y a un financement continu, en particulier le Programme des chaires de recherche du Canada, qui est administré par le Conseil de recherches en sciences humaines et qui représente 45,26 % (87 219 607 $) des dépenses totales en bourses salariales et en bourses de formation pour 2009-2010. La vérification vient compléter la vérification du Programme de subventions de fonctionnement de juin 2009. Cette dernière a permis d'évaluer dans quelle mesure le Programme de subventions de fonctionnement répondait aux exigences du Conseil du Trésor en matière de responsabilité ministérielle, d'approbation des conditions, d'approbation parlementaire et de responsabilité, d'admissibilité et de responsabilité du bénéficiaire, de cumul de l'aide, de langues officielles, de surveillance et d'objectifs opérationnels. Le rapport de la vérification a permis de conclure que le cadre de contrôle interne de l'administration non financière du Programme de subventions de fonctionnement comporte des problèmes modérés : il y avait des lacunes sur le plan du contrôle, mais l'exposition globale au risque était limitée parce que la probabilité du risque ou l'importance de son effet n'était pas élevée.

Opinion générale des vérificateurs

Les vérificateurs ont conclu que les programmes de bourses salariales et de bourses de formation étaient bien gérés à l'égard de la conformité aux politiques et aux procédures internes des IRSC : aucune faiblesse importante n'a été remarquée, et seuls des ajustements mineurs ont été jugés nécessaires.

Énoncé d'assurance

La vérification ici présentée, qui porte sur l'efficacité de la gestion des programmes de bourses salariales et de bourses de formation pour ce qui est du respect des politiques et des procédures internes des IRSC, a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement fédéral et aux normes professionnelles pertinentes. J'estime, en ma qualité de dirigeant principal de la vérification, que le nombre et la pertinence des procédures de vérification suivies et des éléments probants recueillis attestent l'exactitude de l'opinion exprimée dans le présent rapport. L'opinion émise s'appuie sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification et des critères de vérification convenus avec la direction.

Résumé des points forts des contrôles internes

Dans l'ensemble, les bourses salariales et les bourses de formation sont administrées conformément aux politiques et aux procédures des IRSC qui régissent les éléments suivants :

Résumé des points faibles des contrôles internes

Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation comportent de légères faiblesses qui requièrent l'attention de la direction :

D'autres constatations relatives à des risques moindres ont été transmises par lettre à la direction.

Les vérificateurs remercient les employés et le personnel-cadre pour leur coopération sans réserve dans la réalisation de cette vérification.

Dev Loyola-Nazareth, dirigeant principal de la vérification
Steven Nimmo, gestionnaire de la vérification interne
Michael Bazant, vérificateur interne
Tim Bowie, stagiaire d'été
Instituts de recherche en santé du Canada

Rapport détaillé

Méthodologie et critères

Pour mener la vérification, on a examiné un échantillon aléatoire stratifié de 150 bourses financées dans le cadre de concours lancés au cours des années financières 2005-2006, 2006-2007 et 2007-2008. On a également passé en revue un échantillon basé sur le risque de 31 bourses touchées par des exigences du Guide de subventions et bourses (GSB) moins souvent en cause1. L'échantillon aléatoire a été sélectionné dans une population de 2 218 demandes, ce qui représente la majorité des concours ouverts gérés par l'Unité du développement de la capacité en recherche. Aucune erreur considérable n'a été relevée au cours de l'examen. Par conséquent, l'augmentation de la taille de l'échantillon ne s'est pas révélée nécessaire.

Toutes les bourses ont été examinées par rapport aux critères applicables au moment de la demande. De plus, on a mené un examen sommaire des programmes de bourses salariales et de bourses de formation en prenant comme point de référence l'ancienne Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor (CT) (en vigueur du 1er juin 2000 au 1er octobre 2008, date de son remplacement) aux fins de comparaison avec les résultats des vérifications du Programme de subventions de fonctionnement réalisées en 2008-2009. Les critères de vérification proviennent des parties du GSB2 de 2008-2009 des IRSC qui traitent des bourses salariales et des bourses de formation. Dans certains cas, on a également utilisé les critères énoncés sur la page de détails des possibilités de financement concernées3. Ces deux documents rassemblent les exigences que doivent respecter les candidats et leur établissement d'accueil pour l'obtention d'une subvention ou d'une bourse. Les critères détaillés et les conclusions sont présentés à l'annexe du présent rapport.

La vérification s'est déroulée entre juillet 2009 et avril 2010.

Observations, recommandations et plan d'action de la direction

Le tableau suivant présente les observations et les recommandations issues de la vérification ainsi que le plan d'action de la direction visant à combler les petites lacunes de la gestion des programmes de bourses salariales et de bourses de formation.

Observation Recommandation Plan d'action de la direction
1. Le processus que les IRSC utilisent pour confirmer annuellement le maintien de l'admissibilité du titulaire d'une bourse est efficace dans l'ensemble, mais pourrait être amélioré par la collecte de meilleurs renseignements relatifs aux différents types d'admissibilité.

a) Il existe deux principales conditions d'admissibilité, qui s'appliquent dans tous les cas : le titulaire doit être affilié à un établissement admissible et doit occuper un rôle approprié. Les trois rôles possibles dans le cas des bourses salariales et des bourses de formation sont : étudiant (étudiant à la maîtrise ou au doctorat ou professionnel de la santé qui travaille à l'obtention de son diplôme sous la supervision d'un chercheur indépendant), boursier (stagiaire postdoctoral ou détenant un diplôme professionnel d'études supérieures dans le domaine de la santé qui est supervisé par un chercheur indépendant) et chercheur (chercheur indépendant employé par un établissement). Bien que les établissements rapportent la présence des titulaires adéquatement, ils n'indiquent pas clairement leur statut de stagiaire, de boursier ou d'employé. Lorsqu'une personne change de rôle (par ex. un stagiaire devient un chercheur indépendant à l'établissement en question), la déclaration annuelle reçue par les IRSC peut révéler que le titulaire travaille toujours à l'établissement, sans indiquer que ce dernier a changé de rôle.

Sur les 181 dossiers examinés à cet égard, l'admissibilité en fonction du rôle occupé a posé problème dans un seul cas. Or, comme les IRSC n'exigent pas explicitement des candidats qu'ils confirment leur admissibilité en fonction du rôle qu'ils occupent, le degré de non-conformité demeure inconnu.

De plus, certains types de possibilités de financement (généralement celles pour des bourses offertes grâce à du financement stratégique) peuvent comprendre des exigences supplémentaires relatives à l'admissibilité continue. Ces dernières doivent elles aussi être révisées chaque année.

Il est recommandé que le directeur des Finances évalue la faisabilité et la rentabilité, pour les établissements, d'entreprendre un processus annuel exhaustif de confirmation de chacun des éléments relatifs à l'admissibilité (présence au sein de l'établissement, rôle du bénéficiaire et exigences propres à la possibilité de financement).

Responsable : directeur des Finances

Mesures : La Division des finances des IRSC procédera à une révision approfondie de la note envoyée à chaque établissement d'accueil annuellement pour confirmer l'admissibilité des titulaires de bourses.

La Division des finances des IRSC envisagera donc de modifier cette note pour favoriser une confirmation annuelle plus complète qui tienne compte de tous les éléments relatifs à l'admissibilité.

Échéance : 31 octobre 2010

b) Les bourses financées par des partenaires et gérées par les IRSC sont comptabilisées en tant que sommes « consignées » jusqu'à ce que des mesures précises soient appliquées (se traduisant généralement par le dépôt de fonds, par le partenaire concerné, dans un compte des IRSC); leur statut devient alors « octroyées sans condition ». La déclaration d'admissibilité annuelle se base sur un rapport que produit chaque établissement au moyen du Système d'information électronique (le SIE, utilisé pour le traitement des subventions et des bourses), et ce, seulement pour les dossiers qui disposent de fonds « octroyés sans condition » pour l'année à venir. Cette façon de faire risque donc de générer une liste incomplète qui ne comprenne pas les bourses dont les IRSC sont responsables mais pour lesquelles les fonds ne sont pas encore considérés comme « octroyés sans condition ».

On a relevé un tel problème dans seulement 2 des 181 dossiers examinés.

Il est recommandé que le directeur des Finances évalue la faisabilité et la rentabilité d'un processus qui assurerait que la réaffirmation annuelle de l'admissibilité comprend toutes les bourses dont les IRSC sont responsables pour l'année à venir, qu'elles soient consignées ou octroyées sans condition.

Responsabilité : directeur des Finances

Mesures : La Division des finances des IRSC rencontrera les Services de gestion de l'information, de la technologie et de l'administration (SGITA) pour discuter de la possibilité d'ajouter les bourses financées par des partenaires et qui sont consignées aux rapports produits dans le cadre du processus de déclaration d'admissibilité annuelle.

Si cette possibilité se révèle faisable et rentable, la Division des finances travaillera en étroite collaboration avec les SGITA pour s'assurer que ces nouveaux rapports seront prêts à être utilisés avant le prochain processus de réaffirmation d'admissibilité annuelle, prévu pour février 2011.

Échéance : 31 janvier 2011.

2. Bien que les principales directives du Guide de subventions et bourses (GSB) et des possibilités de financement individuelles (critères d'admissibilité, rapports, exigences relatives aux congés et documents requis par le comité d'examen par les pairs) en général soient respectées, certaines des obligations s'y rapportant ne sont pas appliquées, et certaines activités du personnel des IRSC ne sont pas exigées en vertu de ces directives.

Il arrive que les IRSC négligent plusieurs des exigences qui figurent dans le GSB, par exemple :

  • Les candidats étrangers et les Canadiens qui suivent une formation à l'étranger doivent fournir leurs visas, mais aucun des dossiers examinés ne contenait les documents pertinents.
  • En ce qui concerne les congés de maternité, la date de naissance ou d'adoption ne figurait pas toujours dans les dossiers examinés.
  • Les IRSC n'attendent pas la confirmation que l'établissement a bien reçu les fonds offerts par les partenaires et les attestations liées à l'éthique, aux risques biologiques ou autres avant de verser les fonds.
  • Les IRSC n'effectuent aucun suivi lorsqu'un directeur de recherche n'approuve pas les sources de revenus du candidat autres que des bourses.

Par contre, dans certains cas, les pratiques du personnel vont au-delà des exigences présentées dans le GSB. En voici quelques exemples :

  • En ce qui concerne certaines demandes de congés, les IRSC exigent une confirmation du retour du bénéficiaire dans le milieu de formation ou le remboursement des sommes versées si celui-ci met fin à ses activités peu de temps après son retour.
  • Le Secrétariat des trois Conseils (IRSC, Conseil de recherches en sciences humaines et Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie) procède à la comparaison des demandes reçues en effectuant chaque année une rotation au cours de laquelle chaque organisme cerne les demandes redondantes, qui sont ensuite retirées. Ce processus de contrôle n'est pas consigné et les rôles et les responsabilités qui s'y rapportent ne sont pas définis officiellement.

Pour certaines possibilités de financement, les exigences figurant dans la page contenant les renseignements sur la possibilité en question ne sont pas révisées ou encore ne sont pas spécifiées dans les dossiers des bénéficiaires ou des concours, notamment :

  • les exigences particulières d'une possibilité de financement telles que la présentation de rapports d'étape ou finaux;
  • l'examen de la pertinence pour les bourses stratégiques, absent de plusieurs dossiers de concours et de bénéficiaires;
  • la mention de la participation des partenaires dans les lettres de notification.
Il est recommandé que le directeur du Développement de la capacité en recherche révise et clarifie les procédures pour s'assurer que les exigences des IRSC qui s'appliquent aux titulaires de bourses et aux établissements d'accueil sont valides et respectées.

Responsable : directeur du Développement de la capacité en recherche

Mesures : En ce qui a trait aux exigences du GSB qui ne sont pas toujours respectées, on formera un groupe de travail dont le mandat sera d'examiner chaque cas et de déterminer la démarche à entreprendre pour s'assurer que les obligations en question sont appliquées ou que les modifications devant être apportées au GSB sont proposées.

Pour ce qui est des pratiques courantes qui vont au-delà des exigences du GSB, un groupe de travail se chargera d'en déterminer la nécessité. Les résultats seront consignés comme il convient (mise à jour du GSB, des Procédures de fonctionnement normalisées [PFN], etc.).

Dans les cas où les documents exigés dans la possibilité de financement manquent aux dossiers de demande ou de concours, les PFN seront révisées afin de s'assurer que la démarche à suivre appropriée est présentée de manière détaillée.

Échéancier : Un groupe de travail sera formé au début juillet 2010. Le travail relatif aux mesures susmentionnées sera effectué au cours de l'été (mois de juillet et août) pour que les solutions proposées puissent être présentées en septembre ou en octobre 2010.

3. On ne sait pas avec certitude si les exigences énoncées dans le GSB s'appliquent aux bourses financées par des partenaires et, le cas échéant, si la responsabilité des examens et des rapports de conformité incombe aux IRSC ou aux partenaires.

Sur les 181 dossiers examinés au cours de la vérification, 40 correspondent à du financement octroyé, en totalité ou en partie, par des partenaires, c'est-à-dire par les instituts des IRSC ou encore des organisations externes qui ont utilisé le processus d'examen par les pairs des IRSC pour ce qui est du financement de bourses destinées à des domaines stratégiques précis. La part du financement revenant aux IRSC et à ses partenaires varie considérablement, allant des fonds de contrepartie à des bourses financées exclusivement par des partenaires. Les documents utilisés et les processus de demande suivis diffèrent également : tandis que certains partenaires privilégient les formulaires de demande et les infrastructures propres aux IRSC, d'autres préfèrent fournir les leurs. Cette absence d'uniformité semble avoir entraîné le non-respect des exigences propres aux IRSC relativement à l'annonce publique des bourses, aux dates d'entrée en vigueur du financement, à l'administration suivant l'attribution des bourses, aux évaluations d'admissibilité annuelles, à la remise de feuillets T4 ou T4A aux bénéficiaires payés directement, au versement d'avantages sociaux aux détenteurs de bourses salariales ainsi qu'à la collecte et à la distribution de rapports d'activités.

Lors de l'évaluation des 40 bourses de partenariat, on a constaté 11 aspects non conformes aux exigences énoncées dans le GSB.

Il est recommandé que le directeur des Partenariats et de l'engagement des citoyens révise et clarifie les rôles et les responsabilités des IRSC et de ses partenaires. Il faudra entre autres déterminer si les exigences des IRSC s'appliqueront aux bourses financées par des partenaires, qui sera responsable de l'administration suivant l'attribution des bourses et si des exigences supplémentaires ou des exceptions s'appliqueront à certaines bourses précises financées par des partenaires.

Responsable : directeur, Partenariats et engagement des citoyens

Mesures : La direction responsable travaillera de concert avec les directions du Développement de la capacité en recherche (DCR) et des Initiatives ciblées (IC) afin de clarifier les responsabilités et les rôles relatifs à la gestion des demandes et à l'administration suivant l'attribution des bourses de partenariat et de s'assurer que les ententes de collaboration (et les possibilités de financement, le cas échéant) présentent clairement les responsabilités qui incombent à chacune des parties.

Échéance : 31 décembre 2010

4. Il n'existe aucun processus permettant de confirmer les dépenses d'allocations de recherche versées directement aux bénéficiaires une fois la période « d'autorisation d'utiliser les fonds » terminée.

Il existe un processus permettant de confirmer les dépenses d'allocations de recherche versées aux bénéficiaires à partir des comptes communs des établissements d'accueil, qui se termine soit par un remboursement, soit par la confirmation des établissements que la totalité des fonds ont été dépensés. Cependant, pour ce qui est des paiements qui sont versés directement aux bénéficiaires, aucun processus ne permet de vérifier si un solde non dépensé doit être remboursé. Dans le SIE, l'agent financier des Subventions et des bourses confirme que la totalité de l'allocation de recherche a été dépensée, qu'il ait reçu ou non des renseignements à cet effet de la part du bénéficiaire. Bien que le montant de chacune des bourses individuelles soit généralement peu élevé (entre 1 000 $ et 5 000 $ par bénéficiaire annuellement), la somme totale de celles-ci peut s'avérer considérable. Par exemple, la valeur totale des allocations de recherche versées dans le cadre de programmes de bourses de recherche et de doctorat au cours de l'exercice 2009-2010 a dépassé 800 000 $.

Sur les 181 dossiers examinés, 125 comprenaient des allocations de recherche; dans 63 de ces cas, la période d' « autorisation d'utiliser les fonds » était terminée, et 18 de ces 63 dossiers correspondaient à des paiements versés directement à des bénéficiaires se trouvant à l'étranger et pour lesquels on a confirmé l'état d'utilisation des fonds dans le SIE sans même disposer des renseignements pertinents.

Il est recommandé que le directeur des Finances révise le processus de confirmation des dépenses d'allocations de recherche par les bénéficiaires qui reçoivent des paiements directs afin de s'assurer que l'on contrôle adéquatement le risque de non-remboursement des fonds non dépensés.

Responsable : directeur des Finances

Mesures : La vérification des soldes non dépensés pour les allocations de recherche versées directement aux bénéficiaires représente un défi de taille.

La plupart des subventions et des bourses des IRSC sont gérées par les établissements d'accueil et, en pareils cas, il est beaucoup plus facile d'obtenir, de la part d'un tiers, la preuve de l'existence ou de l'absence de soldes non dépensés. Il n'existe par ailleurs actuellement aucune façon rentable de vérifier les soldes non dépensés des bénéficiaires recevant des paiements directs qui ne sont affiliés à aucun établissement postsecondaire canadien. La Division des finances des IRSC a évalué la possibilité d'envoyer des demandes de renseignements relatifs aux soldes non dépensés aux bénéficiaires d'allocations de recherche individuelles, mais a conclu qu'on ne pouvait se fier à de l'information fournie par les bénéficiaires eux-mêmes.

La Division des finances amorcera des discussions avec l'équipe du Portefeuille de la recherche afin de déterminer la nécessité d'une allocation de recherche distincte et, s'il y a lieu, les stratégies et les mesures pouvant être utilisées pour s'assurer que l'on contrôle adéquatement le risque de non-remboursement des fonds non dépensés.

Échéance : 30 novembre 2010

5. On doit améliorer le processus de gestion des documents suivi aux IRSC afin d'effectuer le suivi des dossiers en suspens et de les récupérer en temps opportun.

Sur les 181 dossiers de bénéficiaires examinés, un est demeuré introuvable; on lui a donc substitué un dossier équivalent pour constituer un échantillon complet. Par ailleurs, sur les 38 dossiers d'établissements examinés, deux dossiers financiers relatifs à deux exercices manquaient à l'appel, ce qui a des répercussions sur 16 dossiers de bénéficiaires.

L'impossibilité de localiser certains dossiers réduit la capacité du personnel de gestion à effectuer le suivi ou la révision de ceux-ci. En outre, tout dossier manquant entraîne des problèmes relatifs à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité. On a déjà constaté cette difficulté à localiser des dossiers dans des vérifications antérieures.

Il est recommandé que le chef des Services à la clientèle élabore et mette en oeuvre un processus efficace permettant de vérifier l'état des dossiers en suspens – en rappelant à la personne qui les emprunte qu'elle a la responsabilité de les sauvegarder et de les retourner dès que possible – et d'en effectuer le suivi jusqu'à ce qu'ils soient récupérés.

Responsable : chef des Services à la clientèle

Mesures : Les SGITA ont proposé l'implantation d'un système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE) qui permettrait de résoudre nombre des problèmes soulevés dans la vérification. Une analyse de rentabilisation est en cours pour déterminer le financement disponible qui permettra ou non la réalisation de ce projet.

À plus court terme, le Service de gestion des documents a déjà entrepris les actions suivantes :

Création de documents
On travaille à la création de documents uniformisés pour le compte commun de bourses. À l'heure actuelle, les renseignements du compte commun sont gardés dans des chemises-accordéons. Cette nouvelle mesure permettra une meilleure gestion des documents et de leur contenu sur le plan de la responsabilité.

Échéance : juillet 2010

Activités de sensibilisation

  1. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents rédige désormais un « conseil du mois » dans le bulletin d'information des Ressources humaines (RH). Le numéro de septembre traite de l'échange d'information (aucun bulletin n'est paru en juillet ni en août), et le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents ajoutera un commentaire concernant la mise en circulation des dossiers.
  2. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents affichera un avis, au comptoir du Bureau, décrivant les rôles et les responsabilités de la personne qui emprunte des documents en ce qui a trait à la sauvegarde et au transfert de ceux-ci ainsi qu'à leur retour dans les plus brefs délais.
  3. Au cours des séances d'information du Bureau de la gestion des documents, le gestionnaire s'assurera qu'on indique clairement les rôles et les responsabilités des personnes qui empruntent des documents en ce qui a trait à la sauvegarde et au transfert de ceux-ci ainsi qu'à leur retour dans les plus brefs délais.
  4. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des documents rédigera un courriel général servant à informer les employés des IRSC lorsqu'ils peuvent passer prendre les dossiers qui les intéressent ainsi qu'à leur expliquer les protocoles de transfert de ceux-ci. Il créera également des étiquettes, qu'on apposera sur les chemises, indiquant le processus à suivre lorsque le dossier doit être transféré à un autre utilisateur et servant d'aide-mémoire au personnel.

Échéance : juillet 2010

Gestion des dossiers en suspens

  1. On créera et révisera la liste des dossiers qui sont actuellement en suspens (dossiers en circulation depuis plus de deux ans).
  2. On avisera les propriétaires des dossiers des responsabilités qui leur incombent actuellement à cet égard.
  3. On établira la responsabilité des dossiers en suspens selon l'horaire suivant :
    • Juillet 2010 : dossiers prêtés depuis 2001 et 2002
    • Août 2010 : dossiers prêtés depuis 2003 et 2004
    • Septembre 2010 : dossiers prêtés depuis 2005 et 2006
    • Octobre 2010 : dossiers prêtés depuis 2007 et 2008
    • Novembre 2010 : Vérification de l'inventaire
  4. Ce processus et l'échéancier correspondant permettront au Bureau de la gestion des documents de rendre des comptes à propos des dossiers en suspens durant la période de pointe (juillet, août, septembre). Le projet d'optimisation des locaux, dont la réalisation est prévue pour l'été au 10e étage, doit par ailleurs être pris en considération. De nombreux dossiers devront en effet être retournés au Bureau de la gestion des documents étant donné la taille réduite des bureaux à cloisons.

Échéancier : Voir point c) ci-dessus.

Annexe

Critères de vérification et conclusions

Dans le cadre de la vérification, les définitions suivantes ont été utilisées pour évaluer le cadre de contrôle interne.

Conclusion par rapport aux critères de vérification Définition des opinions
Bon contrôle Bonne gestion, aucune faiblesse importante relevée, ou besoin de quelques améliorations mineures.
Problèmes modestes Le contrôle comporte des lacunes, mais le risque couru est limité, car la probabilité d'occurrence ou l'incidence de celui-ci est faible.
Améliorations importantes requises D'importantes améliorations s'imposent en ce qui a trait aux redressements financiers, ou les lacunes en matière de contrôle représentent l'exposition à un risque important.

Conclusion générale

Les conclusions de la vérification indiquent qu'on exerce un bon contrôle des programmes de bourses salariales et de bourses de formation en ce qui a trait à la conformité aux politiques et aux procédures internes des IRSC. On n'a relevé aucune faiblesse importante, ou on a constaté la nécessité de quelques améliorations mineures seulement.

Critères Conclusions et numéro de l'observation
1. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent l'admissibilité. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 2
2. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent la communication des résultats des concours. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations 2 et 3
3. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les dates d'entrée en vigueur des périodes de financement. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 3
4. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent le versement des bourses. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations 1, 2 et 3
5. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les dépenses admissibles dans le cadre des allocations de recherche. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 4
6. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent l'admissibilité continue. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations 1, 2, 3 et 5
7. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les rapports financiers. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations3 et 5
8. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les revenus autres que des bourses. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 2
9. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent l'imposition des bourses. Bon contrôle
10. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les congés. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 2
11. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les transferts et les changements apportés aux activités. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 2
12. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les procédures de cessation d'emploi. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations 1 et 2
13. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les fonds non dépensés. Bon contrôle : problèmes mineurs Observation 4
14. Les programmes de bourses salariales et de bourses de formation sont conformes aux politiques des IRSC qui régissent les possibilités de financement individuelles. Bon contrôle : problèmes mineurs Observations 2, 3 et 5

  1. Ces exigences concernent notamment les versements directs, les bourses de formation accordées à l'étranger, les congés, les mutations, les changements d'activité, la cessation prématurée, les engagements d'affiliation, la formation au sein de ministères fédéraux, etc.
  2. 2009-2010 Guide de subventions et bourses des IRSC.
  3. Les possibilités de financement actuelles, les possibilités de financement archivées.
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