Guide d’évaluation par les pairs – Projet

Table des matières

  1. Introduction
  2. Politiques ayant une incidence sur l’évaluation par les pairs
  3. Principes de l’évaluation par les pairs
  4. Processus d’évaluation des demandes de subvention Projet
  5. Comités d’évaluation des IRSC : sélection et rôles

1. Introduction

Le présent guide a pour but de définir les politiques et les procédures de l’évaluation par les pairs des demandes de subvention Projet et d’exposer les rôles et les responsabilités des membres des comités d’évaluation par les pairs. Ce guide précise aussi le processus itératif pour les demandes liées à la santé autochtone conçu avec l’aide d’un groupe de référence sur les bonnes pratiques d’évaluation par les pairs pour la recherche en santé autochtone.

Le mandat des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) est le suivant : « Exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé. »

Le Programme de subventions Projet est ouvert aux candidats dans tous les domaines de la recherche en santé liés au mandat des IRSC. Il a pour but de faire valoir les idées les plus susceptibles de faire progresser de façon importante les connaissances fondamentales ou appliquées en santé, le système de soins de santé ou les résultats sur la santé en appuyant des projets ayant une fin et un but précis. Les meilleures idées peuvent découler de questions de recherche ou d’approches d’application des connaissances nouvelles, progressives, novatrices ou à risque élevé.

Les demandes présentées au Programme de subventions Projet sont étudiées selon un processus d’évaluation par les pairs en comité en une seule étape. Ce processus repose sur un groupe d’évaluateurs qui détiennent, individuellement ou collectivement, l’expérience et l’expertise nécessaires pour déterminer la qualité ou l’impact potentiel du projet de recherche, ou encore les activités liées à la recherche, et ce, dans le contexte des objectifs des possibilités de financement. Ces évaluateurs sont regroupés en comités en fonction de leur expertise et du sujet des demandes présentées. Pour plus d’information sur le processus de sélection des membres des comités d’évaluation et leurs rôles, consultez la section 5. 

Les comités d’évaluation par les pairs ont pour responsabilités :

  • d’évaluer les demandes;
  • d’attribuer une cote à chacune d’elles;
  • de discuter des demandes à la réunion en personne du comité;
  • de recommander un budget pour soutenir la recherche proposée si la demande est approuvée;
  • d’informer les IRSC sur les cotes définitives des demandes et de formuler des recommandations sur le niveau et la durée du financement.

Les membres des comités d’évaluation par les pairs doivent examiner les renseignements contenus dans le présent guide en préparation pour et pendant l’évaluation des demandes. En plus de prendre connaissance des renseignements contenus dans le présent guide, les pairs évaluateurs doivent se familiariser avec la possibilité de financement. On s’attend aussi à ce que tous les pairs évaluateurs des IRSC :

2. Politiques ayant une incidence sur l’évaluation par les pairs

  • recherche en santé mondiale et collaborations internationales;
  • application des connaissances;
  • libre accès aux publications des trois organismes;
  • genre, sexe et recherche en santé;
  • langues officielles.

2.1 Recherche en santé mondiale et collaborations internationales

Conformément aux sections sur la recherche en santé mondiale et les collaborations internationales du Guide de subventions et bourses des IRSC, les possibilités de financement peuvent s’appliquer aux candidats admissibles à des fonds des IRSC voulant mener des recherches dans d’autres pays, ou en collaboration directe avec des chercheurs ou des utilisateurs de connaissances à l’étranger. Les IRSC contribuent et adhèrent à des projets de recherche internationaux et à des collaborations internationales dans de nombreux domaines, y compris entre autres les priorités de la recherche en santé mondiale, en plus de contribuer au développement de la capacité nationale et internationale de recherche en santé.

2.2 Application des connaissances

L’application des connaissances (AC) fait partie intégrante du mandat des IRSC et est divisée en deux grandes catégories : l’AC en fin de subvention et l’AC intégrée. Avec ces deux catégories d’application des connaissances, les IRSC s’attendent à ce que les chercheurs assurent la dissémination de leurs résultats et facilitent leur application en vue d’améliorer la santé de la population, d’offrir de meilleurs produits et services de santé ou de renforcer le système de santé. Veuillez noter que les coûts de dissémination constituent des dépenses admissibles dans toutes les subventions des IRSC.

Pour ce qui est de l’AC en fin de subvention, il existe de nombreux moyens de dissémination et il incombe au chercheur de choisir le véhicule qui assurera l’impact le plus grand auprès de l’auditoire d’utilisateurs des connaissances visé. Quand les principaux utilisateurs des connaissances sont des chercheurs, la dissémination des résultats par la publication d’articles dans des revues de grande qualité et accessibles convient, même si d’autres stratégies permettant de mieux faire connaître les résultats et de faciliter leur application peuvent aussi convenir. Quand des auditoires d’utilisateurs des connaissances en dehors du milieu de la recherche devraient être informés de résultats de recherche particuliers, on s’attend à ce qu’il y ait des plans de dissémination avec des objectifs plus ambitieux et des stratégies plus détaillées. Dans le cas de l’AC intégrée, les intervenants ou les utilisateurs potentiels des connaissances issues de la recherche prennent part à l’ensemble du processus de recherche, et la recherche vise à trouver des solutions aux questions ou problèmes soulevés par les intervenants ou les utilisateurs des connaissances.

2.3 Libre accès aux publications

Les IRSC estiment qu’un meilleur accès aux données et aux articles issus de la recherche permettra aux chercheurs et aux utilisateurs des connaissances, au Canada et à l’étranger, d’être mieux à même d’utiliser et de mettre à profit les connaissances nécessaires pour remédier à d’importants problèmes de santé. Le libre accès permet de promouvoir l’accessibilité à la recherche financée par les IRSC et de rehausser la visibilité internationale de la recherche canadienne. Aussi, les titulaires de subventions des IRSC doivent s’acquitter des responsabilités décrites dans la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications. Les titulaires de subventions sont tenus, en vertu de cette politique, de faire tous les efforts possibles pour s’assurer que les articles de recherche et les données biomoléculaires issus des projets financés par les IRSC sont librement accessibles en ligne.

2.4 Genre, sexe et recherche en santé

On encourage les candidats à démontrer dans leurs demandes qu’ils feront une analyse comparative entre les sexes et les genres. Cette analyse vise systématiquement les différences biologiques (sexe biologique) et socioculturelles (sexe social ou genre) qui existent entre les hommes et les femmes et entre les filles et les garçons, sans présumer pour autant que de telles différences existent. L’objectif poursuivi est de favoriser une recherche en santé rigoureuse qui élargit la compréhension des déterminants de la santé chez les deux sexes et mènent à des améliorations de la santé et des soins de santé. Les candidats et les évaluateurs peuvent se servir du guide La recherche sur le sexe, le genre et la santé : un outil pour les candidats aux subventions des IRSC. Ce document contient les définitions des IRSC sur l’analyse comparative entre les sexes et les genres, et de plus amples renseignements sur les façons de soumettre à cette analyse les propositions de recherche.

2.5 Langues officielles

À titre d’organisme fédéral de financement de la recherche en santé au Canada, les IRSC s’engagent, dans le cadre de leur mandat, à prendre les mesures nécessaires pour assurer la vitalité des minorités francophones et anglophones au Canada. Par exemple :

  • ils encouragent l’inclusion des questions liées aux langues officielles ainsi qu’une répartition appropriée de Canadiens francophones et anglophones, y compris ceux vivant dans les communautés linguistiques minoritaires, dans la planification et la conduite de la recherche en santé, ainsi que son application pour améliorer les résultats sur la santé;
  • ils favorisent un accès équitable à leurs programmes et services aux intervenants dans le domaine de la recherche en santé au sein des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

3. Principes de l’évaluation par les pairs

L’intégrité du processus d’évaluation dépend de principes et de politiques bien établis qui visent à :

  • assurer l’équité et l’efficacité de l’évaluation;
  • appuyer les objectifs des IRSC et leurs cibles de financement stratégiques.

Les principes d’évaluation des IRSC sont les suivants :

3.1 Confidentialité

La confidentialité signifie que les renseignements sur une personne ne doivent pas être divulgués, directement ou indirectement, à quiconque sans le consentement exprès de cette personne. Les renseignements fournis par les candidats dans leurs demandes sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont mis à la disposition des évaluateurs externes seulement à des fins d’évaluation. L’utilisation de ces renseignements à d’autres fins constitue une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et pourrait donner lieu à une enquête des IRSC et/ou à un rapport au Commissariat à la protection de la vie privée fédéral.

Les membres du comité sont instruits par les IRSC de s’abstenir de communiquer aux candidats ou à quiconque à l’extérieur du comité des renseignements liés à l’évaluation d’une demande particulière ou d’offrir leur avis sur les chances de réussite ou d’échec d’un candidat. De leur côté, les candidats ne doivent pas non plus prendre contact avec les membres des comités, y compris le président et l’agent scientifique, pour s’enquérir de leurs demandes (p. ex. cotes).

De par la loi, les candidats ont accès à leur dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l’évaluation des demandes sont à leur disposition une fois qu’ils ont été avisés des décisions de financement des IRSC pour un concours donné.

Les IRSC ne révèleront pas le nom des évaluateurs aux candidats. Toutefois, la liste des membres des comités d’évaluation est habituellement publiée sur le site Web des IRSC 60 jours après l’approbation du financement dans le cadre d’un concours.

3.2 Conflits d’intérêts

Les IRSC font tout en leur pouvoir pour s’assurer que leurs décisions sont justes et objectives en cernant et en gérant les situations de conflit d’intérêts entre un candidat et un évaluateur. Selon la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche (PCIC), un conflit d’intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant à un processus d’évaluation (p. ex. un évaluateur ou un observateur) et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsque le participant :

  • pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité de financement ou d’une demande qui fait l’objet d’une évaluation;
  • entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l’établissement du candidat;
  • a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité de financement ou une demande qui fait l’objet d’une évaluation.

Un conflit d’intérêts peut être considéré comme réel ou apparent lorsqu’un membre du comité, un évaluateur ou un observateur :

  • est parent ou ami proche d’un candidat, ou entretient une relation personnelle avec un candidat;
  • pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel à la suite du financement de la demande;
  • a depuis longtemps des divergences de vues d’ordre scientifique ou personnel avec un candidat;
  • a une affiliation avec l’établissement, l’organisation ou l’entreprise d’un candidat (y compris avec des hôpitaux de recherche ou des établissements de recherche affiliés)*;
  • a une affiliation professionnelle étroite avec un candidat en raison d’une des situations suivantes survenue au cours des six dernières années :
    • avoir des interactions fréquentes et régulières avec un candidat dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même département, d’un même établissement, d’une même organisation ou d’une même entreprise,
    • avoir été le superviseur ou le stagiaire d’un candidat,
    • avoir collaboré, publié ou partagé des fonds avec un candidat ou prévoir le faire prochainement,
    • travailler pour l’établissement qui présente une demande;
  • estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres du comité (président, agent scientifique, évaluateurs, etc.) doivent se conformer aux mêmes directives en matière de conflits d’intérêts. Il incombe au personnel des IRSC de trancher la question en cas de doute. Les membres du comité doivent lire la PCIC et accepter d’y souscrire avant de regarder le contenu d’une demande.

*Il est important de gérer les conflits d’intérêts, tant réels que perçus, mais le processus d’évaluation ne doit pas être pénalisé par une application trop stricte des lignes directrices sur les conflits d’intérêts. Par exemple, un évaluateur n’est pas nécessairement en conflits d’intérêts s’il vient du même établissement qu’un candidat, mais ne connaît pas ce dernier ni ne travaille avec lui.

3.3 Équité

Le succès du système d’évaluation par les pairs dépend essentiellement de la volonté et de la capacité de tous les évaluateurs :

  • de faire preuve d’un jugement rigoureux;
  • d’être impartiaux et raisonnables;
  • de comprendre le contexte particulier de chaque demande, tout en en tenant compte de façon équilibrée;
  • fournir une évaluation constructive de qualité qui aidera le candidat en soulignant les forces et faiblesses qui ont contribué à la cote attribuée à la demande.

3.4 Transparence

Les IRSC assurent la transparence de l’évaluation au moyen de divers mécanismes. Toutes les demandes présentées aux IRSC sont examinées par des évaluateurs qui procèdent à une évaluation globale de chaque demande. L’évaluation est réalisée en fonction des exigences et des critères établis pour chaque concours individuel, qui sont énoncés dans la possibilité de financement en question. De plus, l’agent scientifique (AS) consigne dans ses notes les délibérations du comité d’évaluation. Les évaluations et les notes de l’AS sont communiquées aux candidats, s’il y a lieu.

Au besoin, les IRSC publient sur leur site Web les listes des membres des comités d’évaluation par les pairs et les listes de toutes les demandes fructueuses par concours dans sa base de données sur les décisions de financement.

4. Processus d’évaluation des demandes de subvention Projet

4.1 Assignation des demandes

Pour participer à un concours, les candidats doivent d’abord soumettre une inscription puis une demande détaillée. Ils doivent, dans le processus d’inscription par RechercheNet, indiquer jusqu’à deux comités d’évaluation par les pairs qui conviendraient le mieux, selon eux. Les comités suggérés doivent rester les mêmes entre le moment de l’inscription et la présentation de la demande. Suivant la date limite d’inscription, les présidents et les agents scientifiques, en collaboration avec le personnel des IRSC, examinent les demandes assignées à leurs comités respectifs. Ensemble, ils doivent s’assurer que les comités ont les compétences nécessaires et, lorsqu’ils consentent à ce qu’une demande leur soit attribuée, ils acceptent du même coup la responsabilité de veiller à ce que les comités fassent une évaluation juste. Il peut arriver que des demandes ne s’inscrivent pas dans le mandat d’un comité particulier et doivent être réassignées à un autre comité. Il est à noter que les IRSC prendront la décision définitive quant au choix du comité d’évaluation par les pairs pour chaque demande, en se fondant sur le résumé du projet de recherche fourni à l’étape de l’inscription. À la fin, le comité sélectionné ne sera pas nécessairement le premier ni le deuxième choix du candidat.

Après que la liste des demandes a été compilée, les membres des comités ont accès aux résumés des demandes afin de déclarer tout conflit d’intérêts et d’indiquer leur niveau d’expertise (élevée/moyenne/faible/insuffisante).

Les présidents, les agents scientifiques et le personnel des IRSC assignent ensuite les demandes à trois membres des comités (trois évaluateurs internes : un évaluateur principal et deux évaluateurs secondaires), en fonction du meilleur appariement possible entre le contenu de la demande et de l’expertise de l’évaluateur. Chaque évaluateur recevra un maximum de dix demandes à évaluer. Ils peuvent aussi faire appel à des évaluateurs externes, au besoin. On donne alors à tous les membres des comités, à l’exception des évaluateurs externes, un accès aux demandes détaillées qui sont assignées à leur comité quatre à six semaines avant la réunion du comité. Les évaluateurs externes ne voient que les demandes qui leur sont confiées. Une fois que l’accès aux demandes détaillées est donné aux évaluateurs, il se peut qu’un évaluateur se rende compte à cette étape qu’il n’a finalement pas l’expertise nécessaire pour l’évaluer. Dans ce cas-ci, les évaluateurs doivent alors immédiatement contacter les IRSC pour que cette demande soit réattribuée à quelqu’un d’autre.

4.2 Évaluer des demandes

4.2.1 Effectuer les évaluations

En prévision de la réunion en personne du comité, des évaluateurs experts évalueront les demandes qui leur ont été assignées. L’évaluation doit porter sur le concept et la faisabilité du projet. Elle se fonde sur la sélection de projets dont l’idée de départ est solide et importante et qui s’appuient sur un plan d’exécution réalisable. Le concept compte pour 25 %, et la faisabilité, pour 75 % de l’évaluation globale.

Les demandes présentées au Programme de subventions Projet peuvent être jusqu’à dix pages (y compris les tableaux et les figures) et rédigés comme s’il s’agissait d’un document à part (c.-à-d. qu’elle doit contenir tous les renseignements nécessaires pour appuyer le plan de recherche ainsi qu’une description complète du projet). Bien que les candidats puissent structurer leur proposition de recherche comme bon leur semble, les évaluateurs examineront les demandes en se basant sur les critères de sélection énoncés dans la section 4.2.2 ci-dessous. Veuillez noter que la proposition de recherche doit respecter les lignes directrices concernant les pièces jointes énoncées à la page Formats acceptés pour les demandes et les PDF en pièces jointes.

Si les candidats présentent de nouveau des demandes qui n’avaient pas été acceptées, ils ont la possibilité d’inclure une réponse à des évaluations antérieures (maximum de 2 pages). Si la réponse aux examens précédents est soumise par un candidat, les évaluateurs doivent lire ce document. Il est à noter que les membres du comité reçoivent l’instruction de traiter toutes les demandes, y compris les demandes présentées de nouveau, comme de nouvelles demandes.  

Au-delà de leur projet de recherche, les candidats peuvent inclure un nombre illimité de pièces jointes, mais les évaluateurs ne sont pas tenus de les examiner.

Les évaluateurs devront en outre examiner le CV des candidats. Dans leur CV, les candidats mettront en valeur leur notoriété, leur dossier de financement, les activités et les contributions qui démontrent le mieux leur leadership ainsi que leurs contributions importantes et leur productivité dans leurs domaines de recherche.

Pour chaque demande, les évaluateurs devront soumettre dans RechercheNet:

  • une cote par critère d’évaluation;
  • sélection de groupe supérieur/inférieur
  • un résumé de la demande;
  • une justification des cotes décrivant les forces et les faiblesses de la demande en fonction des critères d’évaluation.

Le succès du système d’évaluation par les pairs dépend de façon cruciale de la volonté et de la capacité de tous les évaluateurs d’exercer un jugement scientifique rigoureux, d’être justes et raisonnables, et de comprendre le contexte particulier de chaque demande, en en tenant compte de manière équilibrée. Les opinions exprimées dans les évaluations sont celles des évaluateurs uniquement, et elles sont transmises aux candidats sans révision par les IRSC. Si, de l’avis du président du concours, des agents scientifiques ou des IRSC, l’évaluation contient des commentaires qui pourraient être interprétés de quelque façon comme étant sarcastiques, irrévérencieux, arrogants ou inappropriés ou encore des renseignements inexacts quant aux politiques des IRSC, l’organisation se réserve le droit de retirer tout propos ainsi jugé de l’évaluation. Une évaluation constructive de qualité, qui aide le candidat en soulignant ses forces ainsi que les lacunes à corriger dans une prochaine demande, permettra de démontrer à un candidat qu’il a obtenu une évaluation impartiale de sa proposition.

Compléter l’évaluation dans RechercheNet

Les critères de sélection, les points de contrôle, le guide d’interprétation et les autres considérations applicables aux sous-critères sont donnés dans la section 4.2.2 ci-dessous.

Par souci d’uniformité, les évaluateurs doivent utiliser l’échelle de cotation qui suit :

Descripteur Fourchette Définition

Remarquable

4,5 – 4,9

La demande fait preuve d'excellence à l'égard de la plupart ou de la totalité des aspects pertinents.

Il peut y avoir des lacunes minimes.

Excellent

4,0 – 4,4

La demande fait preuve d'excellence à l'égard d'une bonne partie des aspects pertinents, et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres.

Des améliorations sont possibles.

Bon

3,5 – 3,9

La demande fait preuve d'excellence à l'égard de quelques aspects pertinents et se révèle acceptable à l'égard de tous les autres.

Des améliorations s’imposent.

Passable

3,0 – 3,4

La demande traite des aspects pertinents d'une manière générale.

Des améliorations importantes s’imposent.

Médiocre

0,0 – 2,9

La demande ne présente pas d’arguments suffisamment convaincants ou présente des lacunes ou des failles importantes.

Avant la réunion du comité, les évaluateurs attribuent leurs cotes initiales à une décimale, pour chaque sous-critère, dans RechercheNet. RechercheNet génère automatiquement une cote globale calculée. Il est à noter que les évaluateurs ne sont pas obligés de s’en tenir à cette cote globale initiale et qu’ils peuvent la changer à la réunion du comité.

Les évaluateurs indiquent aussi si la demande fait partie de leur groupe supérieur ou inférieur. Les demandes considérées comme très concurrentielles et méritant le plus de recevoir du financement doivent se retrouver dans le groupe supérieur. Cette évaluation est faite en fonction de votre expérience totale acquise en évaluation de demandes depuis les cinq dernières années et sera utilisé pendant l’étape de rationalisation de l’évaluation (Section 4.3.1). Cela permet aux évaluateurs de faire une évaluation même si ils ont seulement évalué quelques demandes pour ce comité. La proportion de demandes dans chaque groupe peut varier en fonction de la qualité globale du groupe de demandes examinées.

Les évaluateurs fournissent un résumé de la demande, pour démontrer leur compréhension des travaux de recherche proposés.

Les évaluateurs feront aussi état des forces et des faiblesses de la demande en fonction des critères d’évaluation mais ne sont pas obligés d’indiquer des forces et des faiblesses pour chaque critère d’évaluation; par contre, celles qui ont contribué à la cote et au classement de la demande devraient être clairement énoncées, car elles remplissent deux fonctions :

  • fournir aux autres évaluateurs chargés de la demande une justification pour les cotes attribuées;
  • fournir de la rétroaction aux candidats.

Pour des raisons de sécurité, RechercheNet se déconnecte fréquemment. Nous ne pouvons malheureusement récupérer l’information perdue et nous demandons cependant aux évaluateurs de sauvegarder régulièrement leurs travaux afin d’éviter de les perdre. Par ailleurs, les évaluateurs peuvent écrire leurs commentaires hors ligne dans un document Word et les copier-coller directement dans les champs appropriés sur RechercheNet, dès que c’est prêt.

On demandera aux évaluateurs de signaler dans RechercheNet les demandes pouvant nécessiter un suivi par rapport aux points ci-dessous. Ces points ne doivent pas être pris en compte dans l’évaluation de la demande, sauf s’ils ont une incidence sur sa qualité scientifique. Pour plus d’information à ce sujet, consultez le Guide de subventions et bourses des IRSC.

  • Éthique et autres exigences stratégiques : La responsabilité de voir à ce que toute la recherche réponde aux normes éthiques est déléguée à l’établissement local par les IRSC. Les IRSC n’exigent pas de formulaires sur l’éthique en tant que tels avec la demande. Toutefois, l’évaluateur peut signaler des aspects particuliers, comme l’utilisation de sujets humains, d’animaux, de tissus humains ou de matériels dangereux, ou la recherche qui semble supposer la participation de populations autochtones, s’il estime qu’ils n’ont pas été traités comme il se doit.
  • Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Les demandes qui prévoient l’utilisation de cellules souches humaines et qu’on recommande de financer seront également évaluées par le Comité de surveillance de la recherche sur les cellules souches (CSRCS). On demande aux candidats de cocher la case appropriée dans la section « Attestations de conformité ». Il est essentiel que l’utilisation de cellules souches soit aussi vérifiée par les évaluateurs.

La date limite pour téléverser les évaluations dans RechercheNet, y compris les évaluations de la qualité globale et les cotes initiales, est une semaine avant la date de la réunion. Une fois leur évaluation finale soumise, les évaluateurs peuvent consulter les évaluations des autres évaluateurs assignés aux mêmes demandes. Une fois les évaluations soumises, elles ne pourront plus être modifiées avant la réunion. Les évaluateurs disposent d’une semaine pour télécharger directement leurs changements dans RechercheNet après la réunion du comité. Les membres du comité peuvent voir les rapports d’évaluateur externe avant la réunion du comité, au fur et à mesure qu’ils sont disponibles.

  • Il est à noter que tous les pairs évaluateurs ont la responsabilité, avant la réunion, de se familiariser avec toutes les demandes qui seront évaluées par leur comité; cela facilitera les échanges aux réunions.  

4.2.2 Critères de sélection et guide d’interprétation

Dans cette section, chaque sous-critère lié au concept et à la faisabilité est décrit plus en détail. On donne également un résumé du guide d’interprétation et des considérations pour chaque sous-critère. Ces renseignements sont fournis à titre indicatif pour aider à l’évaluation de la demande.

Critère 1. Concept (25 %)

  • Importance et impact de la recherche (25 %)

Critère 2. Faisabilité (75 %)

  • Approches et méthodes (50 %)
  • Expertise, expérience et ressources (25 %)

Les évaluateurs doivent tenir compte du stade de la carrière, du domaine de recherche et de l’établissement des candidats lorsqu’ils évaluent chaque critère. La démonstration devrait être manifeste par rapport à leurs pairs dans des domaines et à des stades de carrière semblables.

Remarques

  • Les considérations particulières seront prises en compte lors de l’évaluation des demandes assignées au comité de la recherche en santé autochtone (IHR – Indigenous Health Research) (voir les considérations du comité IHR sous chaque sous-critère de sélection ci-dessous).
  • L’évaluation de toutes les demandes assignées au comité des essais contrôlés randomisés (RCT) devra inclure les critères d’évaluation propres aux ECR (section 4.2.5).
  • L’évaluation des demandes assignées au comité de la commercialisation devra inclure un examen du plan technique et de recherche et du plan de commercialisation, en fonction de critères spécifiques (section 4.2.6).
4.2.2.a Critère 1 : Concept (25 %)
Importance et impact de la recherche

Ce sous-critère vise à évaluer la qualité de la proposition. Chaque point de contrôle est présenté sous forme de question et est suivi du guide d’interprétation associé à ce point de contrôle.

  1. L’idée du projet est-elle créative?
    • L’idée du projet fait partie des meilleures à avoir été formulées dans le domaine. Elle découle de pistes de recherche nouvelles, progressives, novatrices ou à risque élevé, d’approches ou de méthodes nouvelles ou adaptées pour la recherche et l’application des connaissances/ la commercialisation, et d’occasions d’appliquer les résultats de la recherche à l’échelle nationale et internationale.
  2. L’idée du projet repose-t-elle sur un fondement solide?
    • Le projet repose sur une intégration logique des concepts.
  3. Le projet comporte-t-il un but et des objectifs généraux bien définis?
    • Le but et les objectifs généraux du projet sont clairs et bien définis.
    • Le but énonce la raison d’être du projet et ce qu’il devrait permettre d’accomplir en définitive.
    • Les objectifs définissent clairement les pistes de recherche proposées et les activités nécessaires à l’atteinte du but.
    • Les retombées attendus du projet (c.-à-d. les résultats prévus) sont clairement décrites et conformes aux objectifs.
  4. Les contributions prévues du projet sont-elles susceptibles de faire progresser les connaissances en santé (y compris la science fondamentale, les organismes modèles et la recherche axée sur la découverte), les soins de santé, les systèmes de santé ou les résultats sur la santé?
    • Le contexte et les besoins (problèmes ou lacunes) du projet sont décrits clairement.
    • Les contributions prévues (p. ex. publication dans des revues à comité de lecture) sont définies clairement et devraient être importantes et liées au contexte de la question ou de la lacune ciblée.
    • Les contributions prévues sont réalistes, (c.-à-d. qu’elles découlent directement des retombées du projet, et non qu’elles y sont reliées secondairement).
Considérations

Ce sous-critère n’est pas conçu pour évaluer la faisabilité du projet, l’expertise des candidats ou le potentiel de réussite. Ces aspects sont couverts par le deuxième critère (faisabilité).

La recherche sera axée sur la résolution d’une question (p. ex. hypothèse ou interrogation, problème, besoin ou lacune) liée à un aspect du vaste domaine de la santé (recherche biomédicale fondamentale, connaissances liées à la santé, soins de santé, systèmes de santé ou résultats sur la santé).

Selon sa nature, le projet peut être axé sur la recherche ou l’application des connaissances/la commercialisation. De plus, encore selon la nature du projet, la justification peut être bien étayée par des données probantes (p. ex. examen de la littérature, recherche antérieure, analyse du contexte, étude de marché, information obtenue des intervenants ou de partenaires). Toutefois, ce niveau de justification n’est pas obligatoire pour tous les types de projets (p. ex. pistes de recherche à risque élevé).

Lorsque les projets sont principalement axés sur la mise en œuvre ou l’application des connaissances/la commercialisation (mise en pratique des résultats de la recherche), l’importance de la recherche devrait être corroborée par les intervenants et partenaires concernés (c.-à-d. ceux qui pourraient directement profiter des retombées du projet).

Considérations du comité de la Recherche en Santé Autochtone (IHR)

Le projet de recherche proposé doit s’inscrire dans les priorités des Premières Nations, des Inuits et/ou des Métis et avoir le potentiel de générer des résultats importants du point de vue des participants des Premières Nations, des Inuits et des Métis, ainsi que de la population en général.

Recherche en santé mondiale

Les projets axés sur la santé mondiale, ou comportant des collaborations avec l’étranger, sont admissibles à une subvention Projet. Les IRSC s’intéressent à toutes les idées de recherche (de la recherche fondamentale à la recherche appliquée) ayant le potentiel d’améliorer les connaissances liées à la santé ou les résultats sur la santé au Canada ou dans le monde.

4.2.2.b Critère 2 : Faisabilité (75 %)
4.2.2.b-1 Approches et méthodes (50 %)

Ce sous-critère vise à évaluer la qualité de la structure et du plan du projet, y compris ses modalités d’exécution et son échéancier. Chaque point de contrôle est présenté sous forme de question et est suivi du guide d’interprétation associé à ce point de contrôle.

  1. Les approches et les méthodes conviennent-elles à la réalisation des retombées et des contributions proposées dans le but de faire progresser les connaissances liées à la santé, les soins de santé, les systèmes de santé ou les résultats sur la santé?
    • Les approches, les méthodes ou les stratégies de recherche, d’application des connaissances ou de commercialisation sont bien définies et leur emploi justifié dans la poursuite des objectifs du projet.
    • Les occasions de maximiser les contributions du projet en vue de faire progresser les connaissances liées à la santé, les soins de santé, les systèmes de santé ou les résultats sur la santé devraient être recherchées et planifiées de manière proactive, mais elles peuvent également se présenter à l’improviste.
  2. Les délais d’exécution associés aux livrables du projet sont-ils réalistes?
    • L’échéancier du projet devrait convenir aux activités proposées. Les principaux jalons et livrables du projet devraient être conformes aux objectifs et réalistes au regard de la durée du projet.
  3. La proposition fait-elle mention de difficultés potentielles et de stratégies d’atténuation appropriées?
    • Les propositions devraient aborder les principaux défis scientifiques, techniques ou organisationnels, et décrire un plan réaliste pour y faire face. On ne s’attend pas à une liste exhaustive.

Considérations de genre et de sexe (s’il y a lieu)

Les données probantes montrent que les différences biologiques, économiques et sociales entre les femmes et les hommes contribuent aux différences dans les risques liés à la santé, l’utilisation des services de santé, l’interaction avec le système de santé et les résultats sur le plan de la santé. Tous les candidats aux IRSC devraient intégrer les considérations de genre et de sexe dans leurs plans de recherche, s’il y a lieu, pour maximiser la pertinence et l’applicabilité des conclusions de la recherche pour les hommes et les femmes. Cette exigence s’explique par la Politique en matière d’analyse comparative fondée sur le sexe et le genre du portefeuille de la Santé du Canada.

Considérations du comité de la Recherche en Santé Autochtone (IHR)

En plus de démontrer une excellence scientifique (occidentale, autochtone ou les deux), les méthodes et les approches de la recherche proposée doivent respecter les valeurs et les systèmes de connaissances et d’échange des Autochtones, et doivent se conformer à l’Énoncé de politique des trois Conseils : chapitre 9 de l’EPTC 2 sur la recherche en santé visant les Premières Nations, les Inuits et les Métis du Canada, ainsi que les lignes directrices en matière d’éthique de l’organisation ou de la communauté autochtone partenaire, ou expliquer clairement pourquoi d’autres lignes directrices ont été élaborées et convenues avec la structure de gouvernance de l’étude.

Autres considérations

Les demandes présentées dans le cadre des concours de subventions Projet peuvent comprendre une approche d’application des connaissances intégrée ou être axées sur l’application des connaissances, et inclure au moins un utilisateur des connaissances et un chercheur. Les IRSC définissent un utilisateur des connaissances comme une personne susceptible d’utiliser les connaissances issues de la recherche pour prendre des décisions éclairées au sujet de politiques, de programmes ou de pratiques en matière de santé. Un utilisateur des connaissances peut être, entre autres, un praticien, un responsable des politiques, un éducateur, un décideur, un administrateur des soins de santé ou un dirigeant communautaire, ou encore un représentant d’un groupe de patients, d’un organisme de bienfaisance dans le domaine de la santé, d’un organisme non gouvernemental ou des médias.

Les IRSC définissent l’application des connaissances intégrée comme une approche par laquelle les chercheurs et les utilisateurs des connaissances s’unissent pour façonner le processus de recherche – tout d’abord, en établissant ensemble les questions de recherche, en déterminant la méthodologie, en participant à la collecte des données et au développement des outils, en interprétant les conclusions et en contribuant à disséminer les résultats de la recherche.

Les concepts, les approches et les méthodologies varient selon les projets (p. ex. domaine de recherche, public visé) et devraient proposer une approche d’application des connaissances adaptée à la nature des retombées prévues.

4.2.2.b-2 Expertise, expérience et ressources (25 %)

Ce sous-critère sert à évaluer la pertinence de la combinaison d’expertise, d’expérience et de ressources des candidats (candidat principal désigné, candidats principaux et cocandidats) et de leur établissement ou organisme, dans la perspective de la capacité à atteindre collectivement les objectifs du projet.

Il incombe au candidat principal désigné de s’assurer que le projet proposé ait toutes les chances de réussir.

Il faut fournir une estimation du nombre d’heures (contribution) que chaque candidat consacrera par semaine au projet.

Chaque point de contrôle est présenté sous forme de question et est suivi du guide d’interprétation associé à ce point de contrôle.

  1. Les candidats possèdent-ils l’expérience et l’expertise voulues pour diriger le projet et produire les retombées et contributions attendues?
    • Les candidats devraient démontrer qu’ils possèdent collectivement la combinaison d’expertise et d’expérience voulues pour mener le projet à bien (c.-à-d. produire les retombées et les contributions proposées).
    • Les rôles et responsabilités de chaque candidat devraient être clairement décrits et reliés aux objectifs du projet.
  2. Le niveau d’engagement des candidats est-il suffisant?
    • Le niveau d’engagement (p. ex. en temps et autres contributions) de chaque candidat devrait être compatible avec les rôles et responsabilités décrits.
  3. Le projet a-t-il lieu dans un contexte (établissement d’enseignement ou autre organisme) facilitant sa réalisation et sa réussite?
    • Les candidats devraient avoir accès à l’infrastructure, aux installations, au personnel de soutien, aux appareils ou aux fournitures nécessaires pour :
      • remplir leur rôle respectif;
      • collectivement gérer et créer les retombées proposées et produire les contributions proposées.

Considérations du comité de la Recherche en Santé Autochtone (IHR)

Le caractère approprié de la composition de l’équipe sera évalué en fonction de l’expérience scientifique (occidentale, autochtone ou les deux) et des compétences globales, de même que de l’expérience de recherche communautaire avec les populations autochtones, de la feuille de route et de la pertinence des expériences antérieures, notamment l’expertise en lien avec le vécu autochtone).

Autres considérations

La combinaison d’expertise nécessaire varie selon les projets. Les demandes comportant une approche d’application des connaissances intégrée ou axées sur l’application des connaissances doivent inclure des utilisateurs des connaissances qui aideront à définir ou à peaufiner les questions de recherche, à éclairer le plan de recherche, à effectuer la recherche, à interpréter les résultats, à comprendre la population cible, à diriger les activités de dissémination, etc. Les utilisateurs des connaissances peuvent aussi être responsables, et se porter garants, de l’application ou de la mise en pratique des retombées du projet. La nature, l’étendue et la somme d’expérience et de contributions du candidat devraient être évaluées en fonction du stade de la carrière du candidat.

Les candidats principaux désignés et les candidats principaux qui ont pris des congés dans les sept dernières années (p. ex. congé parental, médical, administratif ou de deuil) peuvent inclure en pièce jointe un document PDF pour compléter les renseignements sur leurs publications dans le CV commun. La durée pouvant être inscrite dans ce document correspond à la durée des congés pris au cours des sept dernières années. Les évaluateurs doivent prendre connaissance de ce document pour s’assurer d’avoir un profil précis des réalisations et des activités de recherche du candidat.

L’environnement d’un projet devrait être évalué d’après sa capacité à soutenir les activités proposées. Les établissements fonctionnent souvent comme des environnements « en réseaux » ou des réseaux interdisciplinaires. Ainsi, de multiples environnements satellites peuvent contribuer à l’environnement de soutien. Les évaluateurs doivent tenir compte du fait que les établissements de taille modeste ou les centres de recherche affiliés peuvent avoir accès à des ressources ou à des services par l’intermédiaire de réseaux, ou par voie d’entente contractuelle.

4.2.3 Évaluation du budget

Veuillez noter que l’évaluation scientifique ne doit pas tenir compte de l’évaluation du budget.

Les candidats seront priés de soumettre leur budget à l’aide d’un modèle modulaire, tenant compte des augmentations budgétaires. Les évaluateurs devront déterminer si le budget demandé est approprié pour soutenir le projet proposé et s’il est réaliste et bien justifié. Une bonne planification budgétaire doit être démontrée. La somme des ressources demandées et existantes devrait être adéquate pour soutenir financièrement le projet dans toute son étendue.

La contribution du partenaire, le cas échéant (exigée pour les demandes en partenariat), doit être prise en compte dans l’examen du soutien du projet proposé. Cette contribution sera mentionnée dans les lettres de contribution et dans le module sur le budget dans RechercheNet.

Les évaluateurs pourront recommander que le budget demandé reste inchangé ou qu’il soit réduit. Si le budget est rectifié par l’évaluateur, ce dernier devra fournir des commentaires pour appuyer sa recommandation.

Recommandation budgétaire

La recommandation budgétaire vise à guider les niveaux de financement des IRSC. La valeur et la durée des subventions dépendront des exigences des projets proposés, et varieront en fonction du domaine, de l’approche choisie et de la portée des activités.

Même si les recommandations budgétaires ne sont pas prises en compte dans la cote générale attribuée aux demandes les IRSC comptent sur l’expérience et les perspectives des évaluateurs pour estimer les besoins budgétaires des projets.

Chaque point de contrôle est présenté sous forme de question et est suivi du guide d’interprétation associé à ce point de contrôle.

  1. Le financement demandé convient-il pour le projet? Est-il réaliste et justifié compte tenu de toute autre source de financement?
    • Une bonne planification budgétaire doit être démontrée. La somme des ressources demandées et existantes devrait être adéquate pour soutenir financièrement toute l’étendue du projet.
    • On demande aux évaluateurs d’examiner le budget proposé pour le projet et de recommander, avec justification, que le budget soit :
      • accepté tel quel ou
      • réduit d’un montant précis en dollars (total).
Autres considérations

Les candidats sont priés de présenter un budget comportant des niveaux d’augmentation préétablis et de donner une description détaillée de ce à quoi les fonds sont destinés, à titre de justification.

On ne s’attend pas à ce que les évaluateurs analysent le budget point-par-point.

On conseille aux membres des comités d’évaluation par les pairs de ne pas tenir compte des subventions obtenues ou sollicitées d’autres sources, c’est-à-dire que les comités ne devraient pas réduire les budgets recommandés pour tenir compte du chevauchement possible.

4.2.4. Recherche en santé autochtone

Les demandes pourraient être évaluées par le comité de la recherche en santé autochtone (IHR) si elles visent à financer des projets de recherche éthique et adaptée à la culture qui suppose la participation de populations autochtones et dont le but est de promouvoir la santé par de la recherche respectueuse des valeurs et traditions autochtones. Elles doivent également respecter l’Énoncé de politique des trois Conseils : chapitre 9 de l’EPTC 2 sur la recherche en santé visant les Premières Nations, les Inuits et les Métis du Canada. Le comité IHR pourrait juger une demande admissible au processus itératif d’évaluation par les pairs. Le comité sera composé en grande partie d’évaluateurs qui possèdent de l’expérience, des connaissances ou une expertise dans le domaine de la recherche en santé autochtone. Les évaluateurs fourniront une évaluation écrite, rédigée dans une optique de mentorat.

Veuillez noter que la proposition de recherche doit également décrire de manière explicite l’engagement auprès de la communauté en lien avec la recherche. Le comité IHR tiendra compte de considérations spécifiques lors de l’évaluation (voir les considérations du comité IHR sous chaque sous-critère). Les demandes qui ne correspondent pas au mandat du comité IHR seront évaluées par un autre comité.

Toutes les demandes seront discutées à la réunion en personne du comité, afin de permettre le développement d’une méthode précise de mentorat permettant le développement continu de toute recherche en santé autochtone prometteuse.

4.2.5 Critères d’évaluation et rubriques des ECR

Un essai contrôlé randomisé (ECR) est une étude expérimentale dans laquelle les chercheurs répartissent de manière aléatoire les sujets humains admissibles (ou autres unités d'étude comme les classes, cliniques ou terrains de jeux) en groupes qui feront ou non l'objet d'une ou de plusieurs interventions et qui seront comparés. Les résultats sont analysés en comparant les résultats obtenus dans les groupes.

Veuillez-vous référer à la page Critères d’évaluation et rubriques des ECR pour de plus amples informations sur les critères spécifiques qui doivent être prises en compte par le comité des ECR pendant l’évaluation des demandes.

4.2.6 Projets de commercialisation

Les projets de commercialisation visent à faire progresser les découvertes ou inventions vers leur mise en marché, dans le but d’attirer de nouveaux investissements et de créer de nouvelles entreprises scientifiques, des organisations et des initiatives et, ultimement, d’améliorer la santé des Canadiens.

Veuillez-vous référer à la page Projets de commercialisation pour de plus amples informations sur les critères spécifiques qui doivent être prises en compte par le comité de commercialisation pendant l’évaluation des demandes.

4.3 La réunion en personne

Les responsabilités premières d’un comité d’évaluation par les pairs sont d’évaluer les demandes présentées à un concours particulier et de les classer selon leur degré d’excellence à l’aide de l’échelle de cotation des IRSC. S’il y a lieu, le comité recommandera aussi un budget suffisant pour financer la recherche proposée. Il est important que les comités suivent des procédures définies de façon à fonctionner de manière uniforme.

Les membres d’un comité qui sont en conflit d’intérêts relativement à une demande (selon la définition donnée à la section 3.2 ci-dessus) ne doivent pas prendre part à la discussion sur cette demande. Aux réunions en personne, les membres en conflit d’intérêts doivent sortir de la salle avant que la demande ne soit étudiée. Le président du comité et le personnel des IRSC ont la responsabilité d’être à l’affût de tout conflit d’intérêts et de résoudre les cas douteux.

4.3.1 Rationalisation

Pour le concours de subventions Projet, seule une fraction des demandes sera financée. Il est donc primordial que les comités consacrent leur temps à discuter des demandes les plus concurrentielles afin d’assurer la justesse de l’évaluation comparative. C’est pourquoi un processus de rationalisation est suivi pour éliminer du processus de discussion les demandes qui ne seront pas financées, ce qui permet aux évaluateurs de consacrer plus de temps à juger et à classer les demandes qui pourraient être retenues, et de veiller à ce que les demandes les plus méritoires soient financées. Les candidats dont la proposition a été l’objet de rationalisation tirent tout de même parti du processus d’évaluation puisqu’ils reçoivent les évaluations écrites des évaluateurs désignés (mais pas les notes détaillées de l’agent scientifique).

Procédure
  1. Avant la réunion du comité

    Les moyennes des cotes initiales et les placements des demandes en groupe supérieur ou inférieur des trois évaluateurs assignés sont notés dans une feuille de calcul qui est envoyée aux membres du comité.

  2. À la réunion du comité

    La feuille de calcul contenant la moyenne des cotes initiales et le placement en groupe supérieur ou inférieur des demandes est transmise au comité. L’évaluation de chaque demande commence par l’annonce des cotes initiales à une décimale par les évaluateurs. Une demande est susceptible d’être écartée par rationalisation si elle répond aux conditions suivantes :

    1. au moins deux évaluateurs ont placé la demande dans le groupe inférieur;
    2. la demande se situe parmi les 25 à 35 % des demandes les moins bien classées à l’échelle du comité.

Cette demande sera écartée seulement si les autres membres du comité sont d’accord pour qu’elle ne fasse pas l’objet d’une discussion. Veuillez noter que certaines des demandes écartées par rationalisation pourraient avoir reçu une note initiale moyenne supérieure à 3,5.

Lorsqu’une demande ne fait pas l’objet d’une discussion, le candidat reçoit une copie de toutes les évaluations, et les notes de l’agent scientifique n’indiqueront que la décision de rationalisation. La cote n’est pas établie par consensus; elle correspond plutôt à la moyenne des notes initiales attribuées par les évaluateurs.

4.3.2 Cotation des demandes

Si une demande n’est pas écartée par rationalisation, son évaluation se poursuit comme suit :

L’évaluateur principal donne un bref aperçu de la proposition et présente ensuite son analyse des forces et des faiblesses de la proposition (voir la section 4.2.2 pour les critères d’évaluation).

Les évaluateurs secondaires s’attardent sur les points où ils sont en accord ou en désaccord avec les autres évaluateurs; ils discutent aussi des points qui n’ont pas encore été abordés.

Si des rapports d’évaluation externe ont été fournis, un membre du comité les lit.

Le président dirige les échanges des membres du comité sur la proposition.

L’agent scientifique relit ses notes, qui contiennent les principaux éléments de la discussion à prendre en considération pour coter la demande.

Le président cherche à obtenir une « cote consensuelle » des trois évaluateurs internes. Ces derniers peuvent modifier leurs cotes initiales s’ils jugent qu’il y a lieu de le faire. S’il est impossible d’en arriver à un consensus, le président fixe la cote. Habituellement, il s’agit de la valeur moyenne des cotes respectives révisées après discussion (arrondie vers le haut, si nécessaire, à une décimale près).

4.3.3 Vote

Pour chaque demande faisant l’objet d’une discussion, les trois évaluateurs doivent d’abord parvenir à une cote consensuelle. Ensuite, tous les membres du comité d’évaluation par les pairs qui ne sont pas en conflit d’intérêts (exception faite des présidents et des agents scientifiques) doivent voter (à +/- 0,5 de la cote consensuelle) pour établir la cote définitive de chaque demande.

4.3.4 Budget et durée de la subvention

Même si l’évaluation scientifique de la demande ne tiendra pas compte du budget demandé, les IRSC consulteront les évaluateurs au sujet du budget et de la durée de la subvention. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section 4.2.3.

Les IRSC se réservent le droit de déterminer le montant final accordé.

4.3.5 Signalement des subventions

Les évaluateurs doivent porter à l’attention des IRSC tout problème en ce qui a trait à l’éthique, à l’admissibilité, à la recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines ou à d’autres préoccupations. Ces facteurs ne doivent pas être pris en compte dans la cotation des demandes. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section 4.2 ainsi que le Guide de subventions et bourses des IRSC.

4.3.6 Évaluation à la fin de la réunion

Une fois que toutes les demandes ont été évaluées, si le comité d’évaluation par les pairs juge qu’une demande a été traitée de façon différente, il est permis d’évaluer de nouveau une demande ou un petit nombre de demandes. Encore une fois, tout membre du comité en situation de conflit d’intérêts doit alors quitter la salle. Après la discussion, la cote consensuelle est établie par les trois évaluateurs internes et le vote a lieu comme précédemment. Le comité n’examine pas les cotes globales de toutes les demandes à la fin de la réunion, puisque les personnes en conflit d’intérêts seraient inévitablement présentes.

Un élément important de la réunion de tout comité d’évaluation par les pairs est l’évaluation finale de l’efficacité et du fonctionnement du comité, ainsi que des questions de politique qui peuvent avoir été soulevées au cours des délibérations. Cet échange permet au personnel des IRSC de répondre à toute préoccupation des membres du comité et de consigner la rétroaction relative au processus d’évaluation par les pairs dans le cadre des efforts soutenus de l’organisation pour maintenir un système d’évaluation par les pairs efficace et de haute qualité.

4.4 Après la réunion

Dès que le processus d’évaluation est terminé, pour toutes les demandes faisant l’objet d’une discussion, les IRSC rassemblent les cotes et les recommandations finales quant au montant et à la durée du financement. Ces renseignements sont utilisés pour la prise des décisions de financement.

Les demandes ayant obtenu une cote en dessous de 3,5 ne seront pas financées.

Les candidats sont informés des résultats du concours comme suit :

Tous les candidats reçoivent un avis de décision. Dans le cas où leur demande est approuvée, ils sont également informés du budget qui leur est accordé, qui peut différer du budget recommandé par le comité d’évaluation par les pairs. Les candidats reçoivent également une copie de toutes les évaluations et des notes de l’agent scientifique (pour les demandes ayant fait l’objet d’une discussion).

Les demandes qui sont signalées parce qu’elles nécessitent une attention particulière et dont le suivi est assuré par le personnel des IRSC sont mises « en suspens ». Le candidat sera informé si de plus amples renseignements sont requis.

5. Comités d’évaluation des IRSC : sélection et rôles

5.1 Sélection des membres des comités d’évaluation des IRSC

Les IRSC inviteront des membres du milieu de la recherche en santé à se joindre, selon leur domaine d’expertise, à des comités d’évaluation par les pairs pour des concours particuliers de subventions Projet. Les IRSC recruteront des évaluateurs en fonction d’un ensemble de critères et en consultation avec des présidents et des agents scientifiques. Les présidents jouent aussi un rôle dans la sélection des agents scientifiques.

5.2 Membres des comités

Les comités d’évaluation pour les concours de subventions Projet sont formés d’évaluateurs, d’un président et d’un ou deux agents scientifiques. La composition du comité dans son ensemble doit respecter un ou plusieurs des critères suivants :

  • connaître l’ensemble des secteurs de recherche, des méthodologies pertinentes et avoir l’expérience nécessaire dont le comité est chargé;
  • posséder la capacité d’effectuer des évaluations en anglais et en français de façon à ce que le comité puisse évaluer les demandes dans l’une ou l’autre des deux langues officielles;
  • assurer une représentation des régions et des sexes proportionnelles à la composition de l’ensemble de la communauté de recherche en santé du Canada.

5.3 Rôles et responsabilités des membres du comité

5.3.1 Président de comité

La personne qui remplit les fonctions de président de comité doit suivre un ensemble clair d’instructions générales établies par les IRSC.

Avant la réunion du comité, le président :

  1. propose aux IRSC les noms de membres potentiels (agents scientifiques et évaluateurs) lors de la formation du comité d’évaluation et, au besoin, lors de l’assignation des demandes. Cela pourrait inclure, l’identification d‘évaluateurs externes pour combler des lacunes précises sur le plan de l’expertise;
  2. travaille de concert avec l’agent scientifique et le personnel des IRSC pour assigner les demandes à des comités d’évaluation par les pairs particuliers et pour choisir des évaluateurs pour chaque demande;
  3. travaille en collaboration avec le personnel des IRSC pour établir un ordre ou un calendrier d’évaluation et pour déterminer à quel moment le processus fera l’objet d’une rationalisation, s’il y a lieu;
  4. travaille de concert avec le personnel des IRSC pour gérer les conflits d’intérêts des membres de comités d’évaluation.

À la réunion du comité et dans ses fonctions de modérateur, le président doit assurer le fonctionnement harmonieux, efficace et objectif du comité d’évaluation par les pairs, en plus d’instaurer et de maintenir un climat positif, constructif et équitable pour l’évaluation des projets de recherche. Pour ce faire, le président peut :

  1. prononcer un mot d’ouverture;
  2. faire les présentations d’usage et expliquer le déroulement de la réunion aux membres, au besoin;
  3. s’assurer que tous les membres du comité qui sont en conflit d’intérêts par rapport à une demande quittent la salle avant le début des discussions;
  4. nommer un représentant à titre de président ou d’agent scientifique (AS) lorsque l’un ou l’autre quitte la salle en raison d’un conflit d’intérêts par rapport à une demande ou pour toute autre raison. Dans la mesure du possible, la même personne ne doit pas jouer les deux rôles dans le cadre de la même réunion du comité;
  5. assumer un rôle de supervision; il ne participe pas à la cotation des demandes et ne vote pas aux réunions du comité;
  6. voir à ce que tous les membres du comité participent à l’évaluation de chaque demande;
  7. travailler de concert avec les agents scientifiques, au besoin, pour résumer les discussions tenues à propos de chaque demande avant la recherche d’un consensus sur la cotation de celles-ci;
  8. s’assurer que la cote est obtenue par consensus;
  9. s’assurer que les membres du comité discutent du budget et de la durée de la subvention, et que les commentaires sont ajoutés aux notes de l’AS, au besoin;
  10. s’assurer que les préoccupations particulières d’ordre éthique et les autres exigences des IRSC sont abordées, et que les résultats des discussions sont consignés dans les notes de l’AS.

À la fin de la réunion du comité, le président peut :

  1. proposer que toute demande évaluée de manière incohérente selon les membres fasse l’objet d’une autre discussion;
  2. prévoir du temps pour recevoir la rétroaction des membres du comité en ce qui concerne l’efficacité et le fonctionnement du comité.

5.3.2 Agent scientifique (AS)

La personne qui remplit les fonctions d’agent scientifique (AS) à la réunion d’un comité est chargée d’appuyer le président dans son rôle pendant la réunion du comité d’évaluation, et doit suivre un ensemble clair d’instructions générales établies par les IRSC.

Avant la réunion du comité, l’agent scientifique peut :

  1. proposer aux IRSC les noms de membres potentiels lors de la formation du comité d’évaluation et, au besoin, lors de l’assignation des demandes. Cela pourrait inclure, l’identification d‘évaluateurs externes pour combler des lacunes précises sur le plan de l’expertise.

À la réunion du comité, l’agent scientifique :

  1. prend des notes officielles (les « notes de l’agent scientifique ») des délibérations du comité portant sur chacune des demandes. Ces notes seront envoyées aux candidats avec les rapports des évaluateurs, s’il y a lieu;
  2. relit ses notes pour les faire valider par les membres du comité et pour recueillir d’autres commentaires auprès d’eux avant l’obtention d’un consensus et le vote du comité;
  3. relit le résumé des modifications apportées au budget et à la durée de la subvention dans la demande, et s’assure que les considérations particulières en matière d’éthique ou autres sont portées à l’attention des IRSC et sont consignées, le cas échéant.

À la fin de la réunion du comité, l’agent scientifique :

  1. finalise et publie ses notes directement sur RechercheNet ou les envoie au coordonnateur des programmes au plus tard le cinquième jour ouvrable suivant la réunion.

Remarques :

  • L’agent scientifique ne participe pas à la cotation des demandes et ne vote pas lors des réunions du comité.
  • Les notes de l’AS devraient fournir au candidat un aperçu de la discussion que le comité a eu sur sa demande. Leur but est double, à savoir :
    • donner les facteurs déterminants de l’évaluation de la demande par le comité;
    • expliquer comment le budget et la durée ont été établis par le comité (le cas échéant).
  • Les notes des AS doivent être claires et concises, et fournir une rétroaction objective et constructive au candidat. Elles doivent :
    • inclure les forces et les faiblesses de la demande;
    • traiter des questions qui ont eu le plus grand impact sur l’évaluation, en fonction des critères d’évaluation de la possibilité de financement;
    • traiter des aspects des discussions du comité dont ne font pas mention les rapports écrits des évaluateurs;
    • décrire la façon dont les désaccords entre évaluateurs, exprimés dans les rapports d’évaluation individuels, ont été résolus en expliquant quelle opinion a été favorisée par le comité.
  • Les IRSC n’apporteront aucune correction ni aucun changement aux notes de l’agent scientifique sans l’approbation de ce dernier.

5.3.3 Évaluateurs

Les évaluateurs sont les membres du comité chargés d’évaluer une demande ou plus. Les demandes sont assignées à trois évaluateurs. Ces derniers cotent les demandes et soumettent un rapport écrit exhaustif qui sera fourni au candidat. Ils présentent leur évaluation à la réunion du comité, où ils dirigent les échanges et participent au vote. Ils participent aussi aux délibérations portant sur toutes les autres demandes devant le comité et à leurs cotations, lorsqu’ils ne sont pas en conflit d’intérêts.

Avant la réunion du comité, les évaluateurs doivent :

  1. faire une évaluation critique, mais aussi constructive, des demandes qui leur ont été assignées en se fondant sur les objectifs et les critères énoncés dans la possibilité de financement :
    • considérer tous les facteurs, ainsi que les forces ou les faiblesses des demandes, par rapport à chaque critère;
    • centrer leurs commentaires sur les facteurs les plus pertinents par rapport à leur cote;
    • fournir des commentaires sur le budget demandé et une recommandation officielle, y compris les raisons précises et détaillées de toute réduction du budget ou de la durée recommandée, s’il y a lieu;
    • fournir des commentaires sur des points à signaler, au besoin. Ces facteurs ne doivent pas influer sur la cote ni les recommandations budgétaires, à moins qu’ils n’aient une incidence certaine sur la valeur scientifique de la proposition de recherche;
  2. attribuer une cote initiale à une décimale dans RechercheNet avant la réunion du comité. Les évaluateurs divisent en outre leurs demandes en un groupe supérieur et un groupe inférieur, en fonction de la qualité globale.
  3. se familiariser avec toutes les demandes qui seront évaluées par leur comité, avant la réunion; cela facilitera discussions durant la réunion de comité.

À la réunion du comité, les évaluateurs :

  1. présentent les demandes qui leur ont été assignées pour évaluation (voir section 4.2.2 pour critères de sélection);
  2. participent à la discussion du comité;
  3. votent sur les demandes;
  4. fournissent leurs recommandations sur toute réduction au budget ou à la durée de la subvention, s’il y a lieu.

À la fin de la réunion du comité, les évaluateurs :

  1. auront l’option de réviser leurs évaluations dans la semaine qui suit la fin de la réunion.
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